A legtöbb vezető szeretne egy átláthatóbb, kiszámíthatóbb működést. Olyan céget, ahol nem minden rajta múlik, ahol a csapat tud dönteni, és ahol a mindennapok nem tűzoltásból állnak. Mégis sokan érzik azt, hogy hiába szeretnének rendszert építeni, valahogy mindig megakadnak az elején. Mintha valami hiányozna. Mintha nem lenne mibe kapaszkodni.
Tapasztalatom szerint ez a hiány sosem a folyamatleírásoknál, vagy a szabályoknál kezdődik.
A hiány gyakran a gondolkodási rendben van.
Abban, hogy a vezető mennyire tisztán látja a saját elvárásait, határait, döntési logikáját. Ha ezek nem tiszták, nincs mire rendszert építeni, hiszen a folyamatok csak leképezik a gondolkodási mintákat.
Ezért tartom kulcsfontosságúnak azt az 5 kérdést, amit minden vezetőnek fel kell tennie magának, még mielőtt bármilyen rendszerépítésbe kezd.
1. Mit jelent nálad a jól működő cég?
Minden vezető mást ért alatta, és gyakran a csapat teljesen másként értelmezi ugyanazt a fogalmat.
Volt egy ügyfelem, aki hónapok óta azt hajtogatta: „Szeretném, ha végre proaktívak lennétek.” A feszültség nőtt, a csapat próbálkozott, a vezető pedig egyre csalódottabb lett. Eltelt így két hét, mondom ez így nem oké, a végére járok.
Megkérdeztem a vezetőtől:
„Mit jelent nálad a proaktivitás?”
Azt mondja:
„Hát… hogy természetes legyen a túlóra. Hogy ne kelljen kérnem, hogy maradjanak tovább, ha kell.”
Majd megkérdeztem ugyanezt a csapattól:
„Nektek mit jelent a proaktivitás?”
Szinte kórusban mondta 3 ember:
„Hogy több ötletet vigyünk be. Hogy előre gondolkodjunk, ne csak végrehajtsunk.”
Oh, anyám, ekkor rájöttem: teljesen más mozit néznek. Ahogy egy nagyon kedves volt munkatársam mondaná: Én a cseh 2-t nézem, te meg az M1-t!
Ez az eltérés nem „apró kommunikációs hiba”. Ez a fajta félreértés az, ami miatt vezetők csalódnak, csapatok pedig kiégnek.
Amíg nem ugyanazt értjük ugyanazon a fogalmon, addig nem lehet rendszert építeni.
A rendszerépítés alapja: tudd, hova tartasz.
2. Mitől érzed magad nyugodtnak?
A vezetői nyugalom nem luxus, az egy egyszerű mutató. Ha te nyugodt vagy, az azt jelenti: a cég működése stabil. Ha folyamatosan feszült vagy, az azt jelzi, valami nem stimmel a működéssel.
A kérdés tehát:
Mi az a működési forma, ami mellett te nyugodtan alszol?
Ha ezt tisztán látod, tudni fogod, mit kell keretbe tenni, és mi az, amit már nem vállalsz be.
3. Mik a nem vállalható működési minták?
Vannak helyzetek, amelyek addig „beleférnek”, amíg a cég kicsi. De ahogy nő, ezek kritikussá válnak:
- amikor minden döntés nálad köt ki,
- amikor bárki bármikor félbeszakíthat,
- amikor nincs határ a vezetői időd körül,
- amikor nincs következménye a káosznak.
Ha ezeket nem nevezed nevén, annak súlyos következményei lehetnek, amit általában utólag vesz észre az ember.
4. Hajlandó vagy következetes lenni és maradni?
Ez egy nagy felismerésem az elmúlt évekből. A rend, a szabályok, folyamatok, nem maguktól működnek. Azok csak papírra vetett szavak. A rend attól működik, hogy van, aki azt betartatja. És nem csak ma. Holnap, holnapután, jövőhéten, jövő ében.
Sokan csúsznak el itt, hogy hiányzik a következetesség. A következetesség teremti meg a biztonságot, és a biztonság teremti meg a rendszer működését.
5. Mikor kezded el a rendrakást?
A rendszer az nem egy nagy projekt. Nézd egy szoftver bevezetése (ami csak egy eszköz) az lehet egy prpjekt. A rend, a rendszer egy gondolkodásmód. Egy döntés, hogy kitartasz amellett, hogy a dolgaid jól menjenek.
Lehet ilyen egyszerűis :
„Mától bizonyos típusú kérdésekre nem én válaszolok, hanem kialakítunk egy döntési keretet.”
Vagy:
„Mától csak meghatározott idősávban lehet megkeresni gyors kérdésekkel.”
A lényeg: konkrét, kicsi, megtehető lépés legyen.
Az elmélet ritkán hoz tartós változást. A döntés, a cselekvés és következetesség hozza az eredményeket.
Miért fontos ez az 5 kérdés?
Mert a rendszer nem a folyamatábrákban születik meg, hanem a gondolkodásban, a döntésekben.
Abban, hogy tisztán látod-e, te mit vársz, miben hiszel, mit engedsz be és mit tartasz távol a működéstől.
Ezek nélkül minden folyamat csak papíron lesz szép. Ezekkel viszont bármilyen rendszert stabil alapokra tudsz építeni.
A gondolkodási rend teremti meg a működési rendet, és ha ez tiszta, a cég működni fog.
Ha nem, a rendszerépítés újra és újra szétesik, és mindig elölről kell kezdened.