A rendszer nem arról szól, hogy mindent leírunk

A legtöbb cégben, amikor elkezdjük a folyamatok, és leírások rendszerét építeni, az első kérdés mindig ez:
„Niki, de tényleg mindent le kell írni?”

És a válaszom mindig ugyanaz: Nem. Csak azt, amit nem lehet félreérteni.

A folyamatleírások és szabályok rendszer nem azért van, hogy agyon nyomjon, hanem azért, hogy felszabadítson.
De a szabadságnak csak ott van értelme, ahol az alapok tiszták.

Amikor a felesleges dokumentációr túl sok az elveszti az értelmét

Láttam olyan cégeket, ahol minden le volt írva. főleg multik.
Mindent jóvá kellett hagyni, minden lépéshez kellett egy sablon, egy aláírás, egy „igen”.
A végeredmény?
A munkatársak elvesztek a szabályok között, a vezetők pedig visszasírták a káoszt. 😀

Ha mindent szabályozni akarsz, elveszíted a rugalmasságot, az nem élhető, nem működethető.
Ha semmit sem szabályzol, elveszíted a kiszámíthatóságot.
A határ pont ott van, ahol a működés érthető, de még élhető.

Amikor viszont csak az „ezt tudnia kéne” elv bukik meg

A másik véglet, amikor semmi sincs leírva.
„Hát ezt tudnia kéne.”
„Ez logikus.”
„Ezt már megbeszéltük ezersze.”

És jön a valóság:
– a reklamáció nem kerül rögzítésre,
– a vevő nem kap visszajelzést,
– az új munkatárs háromszor is rákérdez ugyanarra,
– és a vezető fejében felrobban a mondat: „de hát ezt már százszor elmondtam!”

A baj nem az emberekkel van. A baj az, hogy a tudás nincs átadva, csak kimondva.

A jó folyamatok rendszere ott kezdődik, ahol a kommunikáció véget ér

A rendszer célja nem a dokumentálás, hanem a gyors betanítás, a megértés fenntartása, és a
Akkor működik jól, ha a folyamatleírás:

• segít az új belépőknek eligazodni,
• biztonságot ad a régi munkatársaknak,
• és tehermentesíti a vezetőt a folyamatos magyarázattól.

De nem kell leírni azt, ami józan ésszel értelmezhető. Adok egy példát. Ha 8-tól kezdődik a munkaidő, azt nem kell leírni, hogy sétálj be az ajtón, ülj le a gépedhez.
A jó rendszer nem veszi el a gondolkodást — csak irányt ad neki.