Egy cég működésében sokszor vannak olyan visszatérő problémák, amelyek elsőre aprónak tűnnek, idővel azonban szépen lassan megeszik a figyelmet, az energiát és a rendszert magát. Itt sem valami nagy dráma okozta a káoszt, hanem az a rengeteg apróság, ami nap mint nap felbukkant:

• egy kisebb beszerzés,
• egy gyors javítás,
• egy sürgős eszközvásárlás,
• egy tétel, amiről senki sem tudta, kitől érkezett és ki adott rá engedélyt.

A kollégák jó szándékkal próbálták megoldani, ami éppen szembejött, de közben minden út visszavezetett az ügyvezetőhöz. És ez így hosszú távon fenntarthatatlan volt.

Az ügyvezetőt gyakorlatilag mindenről megkérdezték.

A legapróbb elektronikától kezdve a pár ezer forintos vásárlásokig minden hozzá futott be, és mellette ott volt a rengeteg utólagos kutakodás is: honnan jött a számla, ki döntött róla, miért nem látta senki előre?

Nem azért, mert bárki hibás lett volna, hanem egyszerűen azért, mert nem volt megfogalmazva, kinek, mekkora mozgástere van. Senki nem tudta, hogy meddig dönthet önállóan, így inkább „felfelé kérdeztek”, hogy biztosra menjenek. A szándék jó volt, a működés viszont rendezetlen.

Miért volt szükség pénzügyi keretrendszerre?

A cél nem a szigorítás volt. Sokkal inkább az, hogy legyen egy átlátható, stabil rendszer, amely segíti a vezetőket és a munkatársakat abban, hogy felelősen és gyorsan tudjanak dönteni. A rendszerrel az is világossá vált, hogy melyik tétel kihez tartozik, milyen felelősség jár vele, és mikor szükséges egyeztetés az ügyvezetővel. A pénzügyi keretrendszer előre meghatározott havi limitekkel dolgozik, így minden vezetőnek van saját mozgástere. Ez nem elköltendő összeg, hanem rendelkezésre álló forrás, amelyet felelősen használhatnak fel.

Nagyon fontos, hogy a munkatársak kiadásai is a vezetők keretében kerülnek elszámolásra. Ez gyorsította a működést, és elvette a bizonytalanságot. A döntési szintek pedig egyértelművé váltak: 200 000 forintig önálló vezetői döntés, efölött ügyvezetői jóváhagyás szükséges. A folyamat így nem lassult, hanem egyszerűsödött, mert eltűntek a felesleges körök és az információs szakadások.

Hogyan működik a pénzügyi keretrendszer a gyakorlatban?

A rendszer egyik legnagyobb előnye, hogy nem elméleti megoldás, hanem egy nagyon is gyakorlati, mindennapokban működő folyamat. A beszerzéshez kapcsolódó számla a CRM-be (MiniCRM) épített űrlapon keresztül érkezik be, és egy Google Tábla alapú keretfigyelő táblázat követi, melyik vezető mennyit használt fel a havi keretéből. A pénzügyi asszisztens 24 órán belül rögzíti a számlákat, így mindig naprakész adatok állnak rendelkezésre.

Ez a rendszer nem bonyolult, éppen ezért hatékony. Azonnal látható, hol van még keret, ki közelíti meg a limitet, és milyen kiadások érkeztek be az adott időszakban. A pénzügyi osztály terhelése is csökkent, mert nem kell napokat visszamenni papírok és emailek között keresgélve. Az átláthatóság pedig már önmagában fegyelmezi a működést.

Mit érzett a csapat a bevezetés után?

A legjellemzőbb reakció a megkönnyebbülés volt. A vezetők azt mondták, végre van egy keret, amelyhez igazodni tudnak, és amely biztonságot ad a döntéshozatalban. Nem kell többet azon gondolkodni, vajon „szabad-e” döntést hozniuk, vagy mindenhez külön engedélyre van szükség. A folyamatfejlesztés itt valóban azt hozta, amit egy jó rendszernek hoznia kell: önállóságot, felelősséget és kiszámíthatóságot.

A működés felgyorsult, a pénzügyi osztály munkája átláthatóbb lett, és az ügyvezető ideje is felszabadult. A cég elmozdult abba az irányba, hogy adat alapján működjön, és ne érzésekre vagy emlékezetre hagyatkozzon. Ez óriási különbséget jelent egy olyan vállalat életében, amely hosszú távon stabil növekedést szeretne.

Merre tovább? Pénzügyi Keret 2.0

A keretrendszer jelenleg első verziójában működik, és stabil alapot ad a cég mindennapi működéséhez. A következő lépés az automatikus értesítések bevezetése lesz, amelyek jelzik, ha egy vezető megközelítette vagy túllépte a keretét, illetve ha egy számla engedélyezése késik.

Cél, hogy a pénzügyi folyamatok ne kézi vezérlésen működjenek, hanem a rendszer proaktívan támogassa a döntéseket. Ez hosszú távon még stabilabb működést, kevesebb hibalehetőséget és több vezetői fókuszt eredményez.

A valódi tanulság: a keretek nem korlátoznak, hanem irányt adnak

Ez az eset is jól mutatja, hogy a pénzügyi keretrendszer nem a szigor miatt fontos, hanem azért, mert felszabadítja a vezetőket és biztonságot ad a szervezetnek. A keretek teszik lehetővé, hogy a vezetők magabiztosan döntsenek, a pénzügy pontos legyen, és a teljes működés átláthatóvá váljon. Azt kapjuk, amire vágyunk: kevesebb bizonytalanságot, gyorsabb döntéseket és egy olyan rendszert, amelyben mindenki tudja, hol a helye és meddig tart a felelőssége.

Ez a fajta stabilitás nemcsak az ügyvezető idejét szabadította fel, hanem erősítette a vezetői bizonyosságot is, és elindította a céget abba az irányba, hogy hosszú távon is adat alapján, tudatosan és kiszámíthatóan működjön. Mert a rend nem magától jön létre. Először a fejekben teszünk rendet, hogy utána egy új működést teremtsünk meg.