Az önbecsapás művészete

Sok cégvezető mondja nekem:
„Nálunk a folyamatok alapvetően rendben vannak.”
És ez lehet, hogy igaz is – egészen addig, amíg mindenki a helyén van.

De ha egy kulcsember kilép, szabadságra megy, vagy beteg lesz, azonnal kiderül, hogy a „rendben vagyunk” valójában csak fejben létezett. A valódi rend nem ott kezdődik, hogy „mindenki tudja, mit kell csinálnia”, hanem ott, hogy ez le is van írva.

Fejben minden működik – a valóságban nem mindig

A cégek nagy részénél nem a szándék hiányzik, hanem a dokumentáltság.
A folyamatok sokszor kialakultak, működnek, csak éppen nincs írásos nyomuk.

Ez addig nem tűnik gondnak, amíg minden a megszokott mederben halad. De egy váratlan helyzet – egy új belépő, egy reklamáció, vagy egy betegség – pillanatok alatt megmutatja, hogy mi az, ami valójában nincs meg.

A felismerés pillanata

Egy ügyfelemnél például a HR-folyamatok jól működtek – látszólag. Beléptetés, kiléptetés, szerződés – ment minden rutinból. Aztán a HR asszisztens szabadságra ment, és az új belépő bére nem jól lett számfejtve. Mert, mint kiderült, a HR asszisztens mindig ellenőrzi a bérlistát, kiemelt figyelmet szenteve az új belépőknek, és azoknak, akiknek munkaszerződés módosításuk volt. Ő persze képben van, hisz ő készíti el ezeket. De ő elment betegszabira, és már csak a feszültség jött az új munkatárstól "Nem ebbe egyeztünk meg!"

Az alapműködés megvolt, de a lépések pontos sora hiányzott.

Hogyan derül ki, hogy valójában hol tartasz a folyamataiddal?

Nagyon egyszerű: vedd listábaőket.
Ehhez használhatsz egy alap segédletet, amit én minden folyamatfelmérésnél használok.

Ha a folyamatleírás a munkatárs fejében van, akkor NINCS. Ha dokumentáltan, digitális formában létezik, akkor VAN. Az ezen a ponton nem számít, hogy akutális-e, vagy sem. A lényeg, hogy van-e miből kiindulni, vagy ki kell szedni a munkatárs fejéből.

A rend nem attól van, hogy nincs probléma

A rend attól van, hogy tudjuk, hol lehet a probléma. A dokumentálás nem felesleges adminisztráció hanem az a biztosíték, hogy a cég nem egy ember fejében működik.

Mert a valóságban nem az a baj, ha valami elromlik, hanem az, ha nem tudjuk, mi romlott el – és kinél.

A rendszer nem helyettesít, hanem megtart

A folyamatleírás nem helyettesíti az embereket. Csak megtartja a működést akkor is, amikor ők épp nem elérhetők. A rendszer nem elvesz a rugalmasságból, csak biztosítja, hogy a rugalmasság ne a káosz legyen.

Ha tehát úgy érzed, nálatok minden rendben van, kérdezd meg magadtól:
„És ha holnap valaki kiesne, működne ugyanígy minden?”

Ha nem, akkor a rend még csak fejben van.