Volt időm megfigyelni, és észrevenni, hogy amikor egy vezető azt mondja: „rendbe kell tenni a folyamatokat”, gyakran még nem ugyanarra gondolunk. Van, aki osztályokra gondol, van, aki emberekre, van, aki egy szoftverre. Azt tapasztalom, hogy amíg nem tisztázzuk, mit nevezünk folyamatnak, addig a fejlesztés nem hozza meg a várt eredményt. Nyilván nem, hiszen nem ugyan azt a mozit nézzük. Szóval kapcsolj velem ugyan oda, és értsd meg mi valójában egy folyamat!

Mi az a folyamat valójában?

A folyamat nem osztály, se nem pozíció, se nem egy ember, de még csak nem is szabályok összessége.

A folyamat egy lépéssor, amely egy kezdőpontból egy eredményig vezet.

1. Folyamat: Változások összefüggő sora, folytonos ok-okozati kapcsolatban levő eredmények egységes egymásutánja.

2. Folyamat: Történés lefolyása, menete, ahogy az egymás utáni események az időben végbemennek.

wikiszotar.hu

Van egy bemenet, például egy vevői igény. Van egy sor egymásra épülő lépés, és van egy kimenet, például egy teljesített rendelés.

A folyamat attól folyamat, hogy megismételhető, ugyan úgy, és mindig azt az eredményt hozza, amit célul kitűztünk. Nem attól folyamat egy folyamat, hogy ki csinálja. Nem attól, hogy melyik csapat érintett. Hanem attól, hogy ugyanarra az eredményre, követhető módon eljut.

Többször láttam már, hogy cégek emberekben gondolkodnak, nem lépésekben. „Ő intézi.” „Ez hozzá tartozik.” Amíg egy cég kicsi és átlátható, ez tud működni. De amint nő a terhelés,vagy növekedni akarnak, vagy változik a csapat, a személyfüggőség már csak gondot okoz nem pedig segítséget ad.

És akkor hirtelen nem érti sok vezető, hogy mi a gond, hiszen eddig mentek a dolgog. És itt jön képbe a fejlesztés.

Miért van szükség folyamatfejlesztésre?

Megértem, hogy sok vezető első reakciója az, hogy „eddig is működött”. És ez gyakran igaz is. A kérdés nem az, hogy működik-e. Hanem az, hogy hogyan működik.

A probléma az esetek többségében nem ott van, ahol elsőre látszik. Nem a motivációval, vagy a hozzáállással. Hanem azzal, hogy a működés nincs egyértelművé téve, így nem az is fejleszthető.

• Ami nincs leírva, az nem mérhető.
• Ami nem mérhető, az nem javítható.
• Ami nem javítható, az előbb-utóbb csökkenni fog.

A folyamatfejlesztés nem egy felesleges adminisztráció. Nem is azért csináljuk, hogy újabb dokumentumokat gyártsunk a fióknak. A folyamatfejlesztés annak az eszköze, hogy a működés stabilabb, kiszámíthatóbb és élhetőbb legyen.

Folyamatleírás, folyamatábra, szabályok: mi micsoda és mire szolgál?

Ezeközött a kifejezések között gyakran van kavarodás. Nem is csodálom, ha eddig senki nem tette tisztába. Valaki azt mondja: „írjunk szabályzatot”. A másik: „rajzoljunk folyamatábrát”. A harmadik: „le kellene írni a folyamatot”. Azt tapasztalom, hogy ha nem értjük pontosan, melyik mire való, akkor vagy túldokumentálunk, vagy semmit nem dokumentálunk.

Először is tegyük tisztába a dolgokat!

Mi az a folyamatleírás?

A folyamatleírás egy szövegesen rögzített lépéssor (képekkel, videóval illusztrálva). Azt mondja meg:

• mi a célja és eredménye
• mi az indulópont,
• mi történik egymás után,
• ki mit csinál,
• hogyan és mikor csinál,
• mi számít kész állapotnak.

Ez a részletek terepe, itt igazán alaposnak kell lenni. Akkor hasznos, amikor átadunk egy feladatot, betanítunk egy új kollégát, vagy vitás helyzetben vissza kell nézni, mi lett volna az elvárt működés.

A tapasztalatom szerint, amikor káosz van, mindig itt derül ki, hogy ugyanazt a folyamatot három ember háromféleképpen képzeli el. És nem csak képzeli, hanem másképp is csinálja. A leírás egyértelművé teszi a működést. A folyamatleírás egy használati útmutató a hétköznapi működéshez!

A folyamatleírás célja tehát: egyértelműség és ismételhetőség.

Mi az a folyamatábra?

A folyamatábra vizuálisan, képben mutatja meg a működést. Nem részletez minden mondatot, hanem azt teszi láthatóvá:

• hol kezdődik a folyamat,
• mely pontokon van döntés,
• hogyan kapcsolódnak egymáshoz a szereplők,
• hol van vége a folyamatnak.

A folyamatábra akkor igazán hasznos, amikor nem egy-egy lépést akarunk javítani, hanem az egész működésre szeretnénk rálátni. Amikor azt vizsgáljuk, hol akadhat el a munka, hol csúszhat el az információ, és hol vannak olyan fölösleges körök, amelyek lassítják a rendszert.

A folyamatábra célja tehát: összefüggések és átláthatóság.

És akkor mi a szabály?

A szabály nem maga a folyamat, a szabály az a keret.

A szabály azt mondja meg:

• milyen elv mentén működünk,
• mit tekintünk elfogadhatónak,
• milyen határidő számít kötelezőnek,
• milyen minőségi szint az elvárás.

A szabály a stabil alapot, a keretet adja meg. Nem a lépéseket írja le, hanem a kereteket határozza meg.

A céges rend nem csak hangzatos kifejezés. A rend azt jelenti, hogy tudjuk, mi a játéktér. A szabály ennek a játéktérnek a kijelölése.

Hogyan kapcsolódnak össze?

• A szabály adja a keretet.
• A folyamatleírás rögzíti a konkrét lépéseket.
• A folyamatábra megmutatja az összefüggéseket.

Ha csak szabály van, de nincs leírt lépéssor, akkor lehet, hogy mindenki máshogy értelmezi a működést.
Ha van leírás, de nincs vizuális átlátás, akkor nem látjuk a rendszer egészét.
Ha nincs szabály, akkor a folyamat sem tud stabil lenni.

Ezért amikor egy cégnél elkezdünk dolgozni, nem az a kérdés, hogy melyik kell. Hanem az, hogy melyikkel kezdünk.

Ha teljesen átláthatatlan a működés, a leírás az első lépés.
Ha már van működés, de torlódások vannak, jöhet az ábra.
Ha folyamatos viták vannak elvárásokról, akkor szabálytisztázásra van szükség.

A tapasztalat ez: addig félnek a dokumentálástól, amíg nem értik, mire való. Amikor viszont összeáll a kép, egyszer felgyullad a villany. Nem adminisztrációként tekintenek rá, hanem stabilitásként.

Mert építkezni stabil alapokra érdemes!