Tapasztalatom szerint a legtöbb vezető nem azt mondja: „nem dolgoznak a kollégáim”, hanem inkább ezt:
„Elmondtam háromszor is, mégsem úgy lett meg.”
Vagy:
„Azt hittem, egyértelmű volt.”
Vagy:
„Miért nem szólt, ha nem értette?”

És itt jön képbe az, amit én úgy hívok: a visszakérdezés kultúrája.

Az információátadás nem egyenlő a megértéssel

A vezetői kommunikáció egyik legnagyobb csapdája az, amikor azt hisszük, hogy ha mi elmondtuk, akkor a másik biztosan értette. Pedig ez nem így működik. Ami neked egyértelmű, az neki lehet teljesen új, szokatlan, vagy épp félreérthető.

Többször láttam már olyan szituációt, amikor a vezető elmondta, mit kér, a kolléga bólogatott, majd teljesen mást csinált – nem rossz szándékból, csak mert nem ugyanazt értették a feladat alatt.

A visszakérdezés nem felesleges kontroll, hanem a siker záloga

Sokan félnek attól, hogy ha visszakérdezést kérnek, az bizalmatlanságot jelent. Pedig ennek épp az ellenkezője igaz:
a visszakérdezés segít, hogy mindkét fél biztos legyen abban, ugyanazt értette a feladatból.

És ez nem bonyolult dolog. Nem kell hozzá protokoll vagy sablon. Elég egy egyszerű kérdés:

„Kérlek, mondd vissza, mit fogsz csinálni – hogy biztosan jól adtam át.”

Ez nem sértő, nem megalázó – hanem világossá teszi az elvárásokat.
És ha valami félrement volna, akkor itt még lehet pontosítani. Nem utólag, amikor már elment vele fél nap.

Egy ügyfél példája – 3 mondat, ami mindent megváltoztatott

Dolgoztam egy cégnél, ahol a vezető napi 20-30 apró utasítást adott szóban. Aztán este dühöngött, hogy semmi sem úgy történt, ahogy kérte.
Bevezettünk egy új szabályt: minden szóban elhangzó feladat után visszakérdezést kért.
3 hét után azt mondta:
„Kevesebb lett a félreértés, pontosabb lett a munka, és nekem is kevesebb a feszültségem.”
Mi változott?
Nem a munkatársak – csak a kommunikáció.

Tipp: így építsd be a visszakérdezést a mindennapokba

1. Ne feltételezz – kérdezz vissza. Még akkor is, ha rutinos a munkatárs.
2. Adj példát vagy határidőt. Pl. „Azt kérem, hogy csütörtök 10-ig legyen kész, úgy, hogy megnézed előtte a múlt heti mintát is.”
3. Zárd le a beszélgetést úgy, hogy megismétli, mit fog csinálni. Pl.: „Oké, akkor most mondd el, Te hogyan értetted, mit kértem.”

Ez a 3 lépés pár percet vesz igénybe – de órákat, félreértéseket és konfliktusokat spórolhatsz vele.

A visszakérdezés kultúrája nyugalmat hoz, mert

-nem kell találgatni.
-nem kell magyarázkodni.
-nem kell újracsinálni.
A vezetői energia mehet végre arra, amire tényleg kell. A munkatárak pedig nem lesznek feszültek, hogy többször kell nekifutniuk egy dolognak

Ha szeretnéd, hogy a Te cégedben is javuljon a kommunikáció és hatékonyabban működjön a feladatátadás, segítek folyamatfejlesztőként.
Foglalj hozzám időpontfoglalás: info@postanikolett.hu