A felesleges adminisztráció lassítja a munkát és frusztrálja a csapatot. De hogyan lehet hatékonyabban kezelni az irodai bürokráciát?

1. Automatizálás, ahol csak lehet

Gyakori probléma, hogy az alkalmazottak órákat töltenek adatrögzítéssel vagy Excel-táblázatok töltögetésével. Egy magyar kiskereskedelmi cég például napi 3 órát spórolt meg azzal, hogy az ügyfélszolgálati e-mailek automatizált sablonokat kezdtek használni.

Tipp: Használj CRM rendszert, amely automatikusan rögzíti a beérkező ügyfélkéréseket, így nem kell manuálisan vezetni a panaszokat és visszajelzéseket.

2. Papírmentes működés

Egy építőipari vállalat korábban minden szerződést nyomtatott és postázott, ami heti szinten több órányi plusz munkát jelentett. Az elektronikus aláírás bevezetésével 70%-kal csökkentették az adminisztrációs időt.

Tipp: Használj digitális szerződéskezelőt , hogy elkerüld a felesleges papírmunkát.

3. Delegálás és önkiszolgáló rendszerek

Egy kisvállalkozás vezetője minden számlát maga hagyott jóvá, ami miatt folyamatosan megakadt a pénzügyi osztály munkája. Amikor bevezették az előre meghatározott limitű automatikus jóváhagyásokat, a folyamat felgyorsult, és a vezető ideje is felszabadult.

Tipp: Ha van visszatérő feladat, például szabadságigénylés vagy költségelszámolás, hozz létre önkiszolgáló rendszert a dolgozóknak.