(Avagy miért nem elég csak kiadni a feladatot, ha valódi eredményt akarsz)

Tapasztalatom szerint a legtöbb vezető nem azért fárad el, mert sok a munka. Hanem mert ugyanazokat a feladatokat újra és újra el kell végezni – sokszor saját kézzel, annak ellenére, hogy egyszer már ki lett adva valakinek.

A feladatvisszapattanás jelensége nem ritka. Olyan ez, mint egy bumeráng: eldobod, és biztos lehetsz benne, hogy pár nap múlva visszatalál hozzád – csak kicsit gyűröttebben, kicsit sürgetőbben, kicsit idegesítőbben.

De miért történik ez újra és újra?

1. A „tessék megcsinálni” nem elég

Sok vezető – teljes joggal – azt gondolja, hogy a kiadott feladat egyértelmű. Csakhogy amit Te teljesen logikusnak tartasz, az a másiknak lehet, hogy értelmezhetetlen vagy homályos. Ha nem tiszta, mi a végeredmény, a munkatárs vagy visszakérdez – vagy rossz irányba indul.

Tipp: mindig fogalmazz konkrét célt: „Készítsd el az XY táblázatot holnap délig, amiben szerepel az utolsó 30 nap árbevétele üzletek szerint, napi bomtásban.”

2. Hiányzik a visszakérdezés kultúrája

Nem ciki visszakérdezni. Sőt, vezetőként akkor jársz jól, ha ez szokássá válik. A visszakérdezés segít abban, hogy a munkatárs tényleg megértette-e a feladat lényegét. Még mindig jobb ott rögtön tisztázni, mint három nappal később újrakezdeni.

Tipp: zárd így a feladatkiadást: „Foglald össze, mit fogsz csinálni, és mikorra?”

3. Nincs eszköz a feladatkövetésre

Ha a feladat csak szóban hangzik el vagy egy elfeledett e-mail mélyén lapul, ne lepődj meg, ha visszakapod. Ami nincs rendszerbe téve, az nem fog megtörténni időben – főleg nem más emberek naptárában.

Tipp: használj egyszerű feladatkezelőt vagy közös dokumentumot, ahol minden látszik: ki, mit, meddig.

4. A bizalom nem kontroll nélkül működik

Sokan esnek abba a hibába, hogy ha egyszer kiadtak egy feladatot, utána „rá sem néznek”. Aztán csodálkoznak, hogy elúszott. A delegálás nem egyenlő az elengedéssel – kellenek ellenőrzési pontok.

Tipp: egyezzetek meg az első „checkpontban”, amikor átnézitek, hogyan halad. Így időben lehet javítani. Majd indig ütemezzétek be a következő egyzetetést.

5. Nem tudják, miért fontos

Ha a munkatárs nem érti, miért fontos az adott feladat, könnyen elhalasztja vagy félgőzzel csinálja. Te viszont pontosan tudod, miért kulcselem – csak lehet, hogy ezt nem mondtad el.

Tipp: mutasd meg a kontextust. „Azért kell holnapra, mert ezt csatoljuk az árajánlathoz, amit már vár az ügyfél.”

A jó delegálás nem varázslat – hanem figyelem és következetesség.
És ha jól csinálod, nemcsak a feladatot adod ki – hanem visszakapod az idődet is.

Ha szeretnél abban fejlődni, hogyan ossz ki feladatokat úgy, hogy ne kelljen őket visszavenni, foglalj hozzám időpontot egy konzultációra.
info@postanikolett.hu
Időpontfoglalás itt