Többször láttam már, hogy egy-egy jól megírt folyamatleírás több időt és energiát szabadít fel a cégben, mint bármi más. Sok vezető küzd azzal, hogy fejben tartják a működésüket, de amikor ezt próbálnák átadni – elakadnak. Nem azért, mert nincs tudásuk, hanem mert nincs struktúra. Ebben a cikkben lépésről lépésre végigmegyünk azon, hogyan tudsz úgy folyamatot leírni, hogy az érthető, használható és fejleszthető legyen.

1. Határozd meg a folyamat célját, eredményét

Sokszor tapasztaltam, hogy egy folyamat csak azért nem működött jól, mert nem volt egyértelmű, mi a célja. Amíg ez nincs tisztázva, könnyű elveszni a részletekben. A leírásod akkor lesz érthető, ha tudod, mit akarsz vele elérni. Nem csak a folyamat végére kell gondolni, hanem arra is, hogy az adott lépés hogyan segíti a céged működését. Írd le: mit vársz el a folyamattól? Mi a kimenetele? Kinek szól? Miben segít? Ezzel már az elején keretet adsz az egésznek.

2. Térképezd fel az összes lépést, és képzeld el, hogyan fog kinézni

Tapasztalatom szerint a leggyakoribb hiba, hogy a lépések hiányosak, vagy nincs bennük sorrend. Ha egy új munkatárs el tudja végezni a feladatot kizárólag a leírás alapján, akkor jól dolgoztál. Vizsgáld meg: ki, mit, mikor csinál? Milyen sorrendben történnek a dolgok? Mitől lesz egyértelmű a munkafolyamat? Használj időrendi sorrendet, és ne hagyj benne 'csak szokás alapján így szoktuk' típusú gondolatokat.

3. Legyen a leírás időrendben

Egy folyamat akkor átlátható, ha időben logikus. Nem elég felsorolni, mik történnek, azt is meg kell mondani, mikor. Ez nem csak a hatékonyságot növeli, hanem a stresszt is csökkenti. Megfigyeltem, hogy ahol pontosan meg van határozva a sorrend, ott kevesebb a kérdés, gyorsabb az átfutási idő és jobban működik az együttműködés is.

4. Használj vizuális elemeket (diagram, képernyőfotó, videó)

Tapasztalatom szerint sokkal jobban használják azokat a leírásokat, amikben nemcsak szöveg van. Egy ábra, egy képernyőkép vagy akár egy rövid videó rengeteg kérdést megelőz. Nem kell dizájnernek lenned – elég, ha világosan látszik, mi mire vonatkozik. Ez különösen fontos szoftveres, adminisztratív vagy visszatérő feladatoknál.

5. Rögzítsd az eszközöket és forrásokat

A jó folyamatleírás nem csak azt mondja meg, mit csinálj – hanem azt is, mivel. Ha szükség van szoftverre, sablonra, eszközre, dokumentumra – az mind kerüljön bele. Ne hagyd a kollégák találékonyságára, hogy kitalálják, mivel dolgozzanak. Írd le pontosan, mit hol találnak, és mit hogyan használjanak. Ez különösen fontos, ha új kollégák is használják majd a leírást.

6. Teszteld és ellenőrizd a folyamatot

Ha valamit nem próbáltál ki, ne várd el, hogy más elsőre jól használja. Menj végig a leíráson egy munkatársaddal. Lépésről lépésre. Kérd meg, hogy ő csinálja végig – és figyeld, hol akad el. Meg fogsz lepődni, hány olyan apróság kerül elő, ami neked evidens, de másnak nem.

7. Frissítsd rendszeresen

Megfigyeltem, hogy a legtöbb folyamatleírás ott válik feleslegessé, hogy soha senki nem frissíti. Ha változik egy eszköz, egy lépés, egy felelős – frissíteni kell. Ha ezt rendszeresen beépíted a működésedbe, a leírás valóban élő dokumentum lesz, nem csak egy fiók mélyén porosodó fájl.

Segítek folyamatleírást készíteni, vagy megtanítalak és mentorállak rá!