A feszültség nem emberi probléma, inkább egy működési eredmény

Hétfő reggel van, nem történt semmi különös. Mégis szinte vágni lehet a levegőben a feszültséget. Rövidebb válaszok jöbbek, türelmetlenebb hangon szólnak egymáshoz, nagy sóhajok jönnek a monitor mögül. Tapasztalatom szerint ilyenkor a vezetők gyakran emberekben kezdenek gondolkodni: ki túl érzékeny, ki nem bírja a terhelést, kinek rossz a hozzáállása. Pedig amit ilyenkor látunk, az gyakrabban működési, mint stemélyes probléma.

Mégis mit akar az emberek többsége? Elmondom, nekem mit szoktak mondani: egy kis nyugi jól jönne! Olyan munkakörnyezet, ahol lehet haladni, nem csak kapkodni. A legtöbb vezető nem konfliktusmentes idillt akar, hanem egy olyan működést, ahol a feszültség nem állandó szereplője a hétköznapoknak. A gond akkor van, amikor a feszültséget emberi hibának tekintjük, jellemvonásnak, vagy az alaptermészet részének, és nem nézzük meg, milyen működés lehet az, ami kiváltja a feszültséget emberekből.

Miért válik olyan sok minden sürgőssé?

Az egyik leggyakoribb jelenség, amit látok: minden sürgős. ÉS nem néha, hanem mindig. Ebben élnek az emberek. Kapkodásban, meg átgondolatlan,logikátlan lépések sorában. Reggel bemegy, eltervezi mit csinál, délben már teljesen más a prioritás, délután pedig újra változik minden.

Megfigyeltem, hogy a folyamatos sürgősség nem a munka mennyiségéből fakad, hanem abból, hogy nincsenek világos folyamatok, és szabályok. Nem egyértelmű, mi előzi meg a másikat, mi várhat, mi nem. Amikor minden azonnal kell, a végén valahogy semmi sem lesz kész. Ez a fajta működés hosszú távon állandó feszültséget teremt, mert a munkatársak soha nem érezhetik azt, hogy „jó helyen vagyok, és azt csinálom, amit kell”. Azt érzik, megint mást kell csináljak.

Íme egy példa a sok közül: a pénzügy folyton úszott a számlák rögzítésével, ezért nem lehetett tisztán látni adatokat, és nem tudta a cég a számlázóból megnézni, mennyi lesz az áfa. Mint kiderült, a pénzügyre bejárogattak emberek. Itt egy számla, ezt most utald el, pénz kéne a kasszából, bejött-e a pénz és még vagy 10 példát tudnék mondani. És persze az a kérés volt a fontos, ami éppen elhangzott. Természetesen kezeltük fakkokkal, utalási renddel, pénzügyi ügyfélszolgálati idővel, pénzáti órákkal stb.

Láss csodát egy hónap múlva azt láttam, hogy a pénzügyes lányok mosolyognak. Ezt nagy öröm volt látni.

Átadási hibák és félreértések

A másik nagy feszültségforrás az átadás. Vagyis inkább az átadás hiánya. Amikor valaki azt hiszi, hogy átadott egy feladatot, a másik pedig azt hiszi, hogy valami teljesen mást várnak tőle. Ezekből a félreértésekből nem csak hibák lesznek, hanem belső feszültségek is.

Többször láttam már, hogy egy-egy konfliktus mögött nem személyes ellentét állt, hanem egy félmondat, egy kimondatlan elvárás, egy „ezt azért tudni kellene”. A működés nem volt elég világos ahhoz, hogy biztonságot adjon. Ilyenkor a munkatársak elkezdenek védekezni. Ez ilyen emberbe épített belső mechanizmus, én ezért nem hibáztatom az embereket. De az biztos, hogy a védekezés legtöbbször feszültséget hoz.

A túlterheltség és a kiégés útja

A folyamatos sürgősség, az átadási hibák és a bizonytalanság együtt nagyon gyorsan vezet túlterheltséghez. És itt fontos megállni egy pillanatra. A túlterheltség nem csak attól alakul ki, hogy sok a feladat. Hanem attól is, hogy a feladatoknak nincs elejük, közepe és vége. Mindig nyitva marad valami.

Azt tapasztalom, hogy a kiégés nem egyik napról a másikra történik. Először csak fáradtság van, aztán ingerlékenység, majd cinizmus. Majd végül „nekem már mindegy”. Ez nem emberi gyengeség, hanem egy működés következménye. Egy olyan működésé, amely nem ad rendet, csak terhet.

A félelem, amit kevesen mondanak ki

Sok vezető fél attól, hogy ha hozzányúl a működéshez, az elején még nagyobb feszültség lesz. És ez részben igaz is. Mert amikor elkezdünk rendet tenni, akkor láthatóvá válik, mi nem működik. De a valódi félelem általában nem ez. Hanem az, hogy kiderül: eddig sem az emberekkel volt a gond, hanem a rendszerrel.

Ez a felismerés egyszerre felszabadító és ijesztő. Felszabadító, mert van megoldás. Ijesztő, mert felelősséget jelent.

A feszültség mint jelzés

Számomra a feszültség mindig egy jelzés. Nem arra, hogy „rossz emberekkel dolgozunk”, hanem arra, hogy valahol a működésben nincs rend. Ha így nézünk rá, akkor nem ellenség, inkább egy iránytű.

A csapat feszültsége működési jelenség, nem személyes probléma. És amint ezt a szemléletet elfogadjuk, megnyílik az út az egyszerűbb, emberközpontúbb működés felé.

Ha vezetőként szeretnél stabilabb és nyugodtabb csapatot, kevesebb feszültséget és kiszámíthatóbb mindennapokat, akkor nem embereket kell „javítanod”, hanem működést tisztítanod. Ebben segítek. Nem kész receptekkel, hanem azzal, hogy együtt ránézünk arra, hogyan működtök valójában. Írj nyugodtan az info@postanikolett.hu címre.