Amíg minden Arikán múlik

Egyszer egy ügyvezető ügyfelem így kezdte a beszélgetést:
„Nem tudom, mi lesz, ha Arika egyszer szabadságra megy.”
Megálltam, és megkérdeztem:
„Mit csinál pontosan Arika?”
A válasz: „Mindig mindent. Ő intézi a számlákat, a bankot, az utalásokat, a partnereket, a pénztárat… tulajdonképpen a pénzügyet.”

És ekkor vált világossá, miért van baj. Nem pénzügyesük volt, hanem Arikájuk.
A cég működése nem munkakörökre, hanem emberekre épült – és ez addig működik, amíg mindenki a helyén van. Amikor viszont valaki kiesik, a rendszer megáll.

Miért veszélyes, ha egy cég emberfüggő

Az emberfüggő működés elsőre kényelmes.
Ismerjük egymást, Arika mindig mindent tud, gyors, megbízható, és már félszavakból is érti a vezetőt.
Csakhogy ez a fajta működés nem átadható. Nem skálázható, nem fejleszthető, és főleg: nem biztonságos.

Ha Arika elmegy, a tudás elmegy vele. Ha beteg, megáll a pénzügy.
És ha valaki más próbálja átvenni a helyét, minden nap új kérdések jönnek elő:
„Ezt hogy szoktuk csinálni?”
„Melyik fájl az aktuális?”
„Kihez kell elküldeni az adatokat?”

A cég működésének alapja ilyenkor nem folyamat, hanem személyes tudás – és ez nagy veszélyforrás.

A céget nem emberekre, hanem szerepekre kell építeni

Egy egészséges szervezet nem nevekre, hanem funkciókra épül. Nem Arika intézi a pénzügyet, hanem a pénzügyes. Nem Gábor hívja az ügyfeleket, hanem az értékesítő. Nem Anett intézi a reklamációkat, hanem az ügyfélszolgálat.

Ez nem személytelenítés, ez biztonságos rend.
Mert ha valaki kilép, a szerep marad. A folyamat, a felelősség, az információáramlás ugyanúgy működik, csak az ember cserélődik.

Amíg egy cég emberfüggő, addig nem rendszer működik ott, hanem kapcsolati háló. És bármikor elszakadhat egy szál.

Hogyan alakítsd át személyről munkakörre a gondolkodást

Nem kell mindent újraírni. Elég, ha elkezded más szemmel nézni a működést. Ehhez segít néhány egyszerű lépés:

1️⃣ Írd fel, ki mit csinál jelenleg.
Ne pozíciót, hanem feladatokat nézz.

2️⃣ Csoportosítsd ezeket funkciók szerint.
Pénzügy, HR, logisztika, értékesítés, marketing, ügyfélszolgálat…
Látni fogod, ha valakinél több terület összefolyik.

3️⃣ Nevezz meg felelőst a munkakörre, ne az emberre.
A pozíció a fix pont, az ember a változó.

4️⃣ Írd le, mit jelent a szerep.
Milyen döntéseket hozhat, milyen információkat kezel, kivel egyeztet.

Amikor így építed a cégedet, a működés önállóbb lesz. A tudás nem emberhez kötődik, hanem a rendszerhez.

A rendszer nem veszi el a bizalmat – hanem megtartja

Sokan azt gondolják, hogy ha leírom, ki mit csinál, azzal bizalmatlanságot mutatok. Pedig épp fordítva: ez a bizalom feltétele. Ha egy munkatárs tudja, mi a felelőssége, hol vannak a határai és kikkel egyeztet,
akkor nem kell minden nap bizonytalankodnia. A vezetőnek sem kell „mindent fejben tartani”, mert a rendszer gondoskodik a rendről.

A cég nem csak az emberektől lesz jó – hanem attól is, hogy az emberek jól működő rendszerben dolgozhatnak.