Sokszor nem merünk másokat kijavítani. Félünk, hogy kellemetlennek tűnünk, vagy attól, hogy megbántunk valakit. Ez a hozzáállás a munkahelyen és a magánéletben is gyakori. Pedig ha jó szándékkal tesszük, és az eredménye előre visz, akkor ezzel valójában segítünk.

A folyamatfejlesztés egyik alappillére éppen ez: ha látunk egy hibát vagy hiányosságot, nem söpörjük szőnyeg alá, hanem visszajelzést adunk róla.

Egy apró példa a mindennapokból

Nemrég a szállítmányozó cégtől (piros-sárga, három betűs, biztosan sejted) kaptam értesítést a Nespresso kapszuláim kiszállításáról. Ami számomra, valljuk be, elég fontos kérdés.

Csakhogy az értesítésekben teljesen irreális időpontok szerepeltek:

• volt, hogy 22:00–23:59 közé tették a kézbesítést,
• máskor pedig hajnal 06:00–08:00 közé.

Papíron persze minden rendben volt, de a gyakorlatban ez nem segített megszervezni a napomat.

Hogyan adtam visszajelzést?

Írtam egy rövid e-mailt. Nem kritizáltam, nem reklamáltam, egyszerűen leírtam, mi a helyzet. Pár órán belül visszajeleztek: megköszönték, hogy szóltam, és jelezték, hogy dolgoznak a hiba kijavításán.

Ez az apró visszajelzés tehát nemcsak nekem segített, hanem a cégnek is, mert egy rendszerhibára világított rá. Ez már maga a folyamatfejlesztés: apró lépések, amelyek hosszú távon hatékonyabb működést eredményeznek.

Tanulság: a felelősség több, mint a saját munkánk

Ez az eset újra megerősített abban, hogy:
Ne maradj csendben, ha valami jobbá tehető.

A felelősség nem csak abban van, hogy elvégezzük a saját munkánkat. Hanem abban is, hogy másokat is segítsünk abban, hogy jobban végezzék a sajátjukat.

A folyamatfejlesztés nem mindig nagy projektekben jelenik meg. Sokszor elég egyetlen apró észrevétel, egy kis változtatás, ami az egész rendszert jobbá teszi.

Mit jelent ez a céges folyamatokra nézve?

A munkahelyi szabályzatok, eljárásrendek és napi működés is pont így működik. Ha a hibákról nem szólunk, a rendszer nem változik. Ha viszont bátorítjuk a kollégákat, hogy adjanak visszajelzést, abból stabilabb, átláthatóbb és hatékonyabb folyamatok születnek.

Ez a kulcsa a fejlődésnek: apró javításokból áll össze a nagy változás.