Mit jelent, hogy valaki hatékonyan dolgozik?

Aki dolgozik egy ideje, biztosan hallotta már, hogy ezt és ezt lehet vagy lehetne hatékonyabban csinálni. De otthonra is igaz a dolog. Akár a házimunkát is lehet hatékonyabban végezni, nem kell a hatékonysághoz más, mint rálátás és megértés azzal kapcsolatban, amit csinálunk.

Mert amikor hatékonyságot szeretnénk növelni, valójában azt keressük, hogy hol lehet az adott feladatot veszteség nélkül a legeredményesebben elvégezni.

Vagyis sok gondolattal ellentétben a hatékony nem egyenlő a gyorssal. Persze van átfedés, de messze nem ugyan az.

Mi a hatékony(ság) jelentése, definíciója?

HATÉKONY (melléknév)

Nagyon eredményes; veszteségek nélkül, a legkevesebb szükséges erőfeszítéssel és időben megvalósuló (munka, tett, változás), amely a célját maradéktalanul kielégíti, megvalósítja.
Pl.: A hatékony munka nagyon sok terméket képes előállítani. A hatékony cselekvés egyáltalán nem fárasztó.

wikiszotar.hu

Vagyis sok gondolattal ellentétben a hatékony nem egyenlő a gyorssal. Persze van átfedés, de messze nem ugyan az.

Veszteségek nélküli munka - LEAN szemlélet

Van egy módszertan, a LEAN módszertan, ami szorosan idekapcsolható, hiszen itt is szó esik arról, hogyan tartsuk szem előtt a hatékony munkavégzést. Magáról a LEAN módszertanról egy másik bejegyzésben írok, ha érdekel olvasd el. Szerintem mind amellett, hogy rendkívül hasznos, mert nem egy írósztal mögött született elképzelés, hanem a japán Toyota gyárban :), amellett nagyon fontos részét tudja képezni a munkának. Amit nem győzök hangsúlyozni, nem csupán a munkahelyen végzett munkára vonatkozik. Akár otthon, vagy a kerben végzettre is remekül ráilleszthető.

No, de akkor nézzük meg, mik azok a veszteségek, amiket a LEAN tart számon. Mivel a LEAN módszertan központjában a vevő áll, így mindig azt figyeli, hogy mi képvisel értéket egy vevő számára. Főként termelés, gyártásban alkalmazzák, de ha picit gondolodik az ember, másra is leképezhető 🙂

LEAN veszteségek

Túltermelés: olyan termékek előállítása, amelyekre nincs kereslet, azaz nem elégítenek ki vevői igényeket.
Szellemi munkához kapcsolódó példa: egy feleslegesen legyártott táblázat, mert a benne lévő adatok egyszer valahol már előálltak, és onnan kinyerhetők.
Otthoni, kerti munkavégzéshez kapcsolódó példa: olyan növényt termesztünk, amit senki nem szeret a családban.

Várakozás: az ember és a gép is várakozik, ha nincs munkája, mert kifogyott az anyag vagy még nem érkezett el a munkavégzésének ideje, akkor közben nem állít elő értéket, működésük költségei részben azonban ekkor is felmerülnek.
Szellemi munkához kapcsolódó példa: régi, elavult számítógépekkel, programokkal, szoftverekkel való munka, amikor csak várunk és várunk, hogy az betöltsön
Otthoni, kerti munkavégzéshez kapcsolódó példa: áthívom a testvéremet, hogy segítsen a nagytakarításban, de nem vettem meg a tisztítószereket, ezért nem tudunk nekiállni a takarításnak.

Felesleges szállítás: külső és belső anyagmozgatás esetén egyaránt költségeket generál az alkatrészek szállítása a források, munkahelyek és tárolók között.
Szellemi munkához kapcsolódó példa: úgy viszek egy szerződést aláíratni, hogy nincs az irodában, akinek alá kell írnia.
Otthoni, kerti munkavégzéshez kapcsolódó példa: üresen hagyom a vödröt, amiből kiöntöttem a vizet, de tisztát nem raktam bele, csak hurcolászom magammal.

Túlfeldolgozás vagy nem megfelelő feldolgozás: ha a munkát nem végzik el megfelelően, az egyértelműen vevői elégedetlenséghez vezet, azonban a túl jó minőségű termék is veszteségforrás, hiszen a többlet erőfeszítéseket a vevő nem fizeti meg.
Szellemi munkához kapcsolódó példa: van egy táblázatom, amit be kell képleteznem, de nem veszem észre, hogy több füle van, ezért kihagyok egy fület, így nem végzem el megfelelően a táblázat képletezést.
Otthoni, kerti munkavégzéshez kapcsolódó példa: kis méretű tojásokat kérnek a vidéki nénitől, de ő a nagyokat válogatja ki, amire aszt mondja a szomszédja, hogy köszöni a fáradozást, de ő ezt nem kéri, mert most kimondottan kisméretűre van szüksége.

Túl sok készlet: a készlet annak a jele, hogy a szervezeten belül vagy kívül valami iránt éppen nincs kereslet. Célja a következő munkafázisok folyamatos működésének biztosítása, „mellékhatása” azonban az, hogy átmenetileg segít elfedni a rendszer szintű problémákat.
Szellemi munkához kapcsolódó példa:úgy rendelek fénymásolópapírt, hogy még az előző két havi adag sem fogyott el.
Otthoni, kerti munkavégzéshez kapcsolódó példa: úgy vetünk el újabb növényeket, hogy még az előző termését sem használtuk fel.

Felesleges mozgás: az elvesztegetett, felesleges mozdulatok úgy használják el az erőforrásokat (fárasztják el a munkást), hogy annak eredménye nem látszik a terméken, vagyis nem ad hozzá értéket.
Szellemi munkához kapcsolódó példa: egy folyamatnak nem tudjuk az optimális lépéssorozatát, ezért például sokkat többet kattintunk egy számlázás során. Van egy gyorsgomb, ami egyből a számlázásra visz, de mi menüpontokon keresztül kattintva jutunk el, ahová egy kattintással is el lehet jutni.
Otthoni, kerti munkavégzéshez kapcsolódó példa: egy, már tisztára törölt asztalt újra és újra letörlünk, pedig az már tiszta, nincs vele dolog.

Selejt: a selejtté váló termék befektetett munkája, majd javítása, újraellenőrzése erőforrásokat és pénzt von el a jó termékek gyártása elől.
Szellemi munkához kapcsolódó példa: olyan képzési anyagot adok ki a kezemből, ami használhatatlan, mert nem felel meg egy adott cég minőségi követelményeinek.
Otthoni, kerti munkavégzéshez kapcsolódó példa: nem figyeljük megfelelően a palántáinkat, ezért nem ép zöldségek születnek belőle.

+1 Munkatársak kihasználatlan kreativitása: ez a nyugati alkalmazáskor került előtérbe, a japán kultúrában a munkatársak aktív közreműködése magától értetődő.