Tapasztalatom szerint a legtöbb vezető nem a munkától fárad el. Hanem attól, hogy egész nap tüzet olt.
Feladatokat old meg mások helyett, válaszol a harmadszor is feltett kérdésekre, közben igyekszik a saját feladatait is elvégezni – és a nap végén ott ül egy hosszú listával, aminek a fele sem haladt. Ismerős?
A valódi időrabló nem a túl sok feladat – hanem az, hogy nincs rendszer
Sok cégnél a működés egy-egy kulcsember fejében létezik. A munkatársak "megszokásból" dolgoznak, és ha valaki szabadságra megy, hirtelen minden megakad. Ha Te vagy ez a kulcsember, akkor még szabadság alatt is csörög a telefon, csipog az e-mail – mert más nem tudja, mit kell csinálni.
Egyik ügyfelemnél pontosan ez történt. A vezető azt mondta: „Nem az a baj, hogy dolgozom – hanem az, hogy folyamatosan rám várnak. Mindenki kérdez, mindenkinek én vagyok a biztos pont.” Amikor elkezdtük együtt feltérképezni a feladatait, kiderült, hogy napi 1,5 órát (!) tölt el azzal, hogy ugyanazokat az információkat mondja el újra és újra. Nem csoda, hogy sosem maradt ideje a stratégiai dolgokra.
Miért baj, ha minden csak fejben van?
Mert amit nem írunk le, az nem létezik más számára. Nem lehet:
- delegálni
- betanítani
- javítani
- számon kérni
Ráadásul a cégen belül teljesen más szemszögből látszik egy feladat egy vezetőnek és egy munkatársnak. Amit Te „egyértelműnek” gondolsz, az lehet, hogy másnak értelmezhetetlen.
A leírt folyamat = nyugalom
Sokan úgy gondolják, hogy a folyamatleírás „felesleges adminisztráció” vagy „bürokrácia”. De valójában ez az eszköze annak, hogy végre ne csak Te tudd, mit kell csinálni. Egy jól elkészített leírás:
- átláthatóvá teszi, ki mit csinál
- biztosítja, hogy ne kérdezzék meg harmadszor is
- segít, hogy a helyettesítés ne legyen rémálom
- lehetővé teszi, hogy mérni tudd a teljesítményt
- és végül: felszabadít időt arra, amit csak Te tudsz csinálni
Mit tehetsz első lépésként?
Írd össze azokat a feladatokat, amikkel kapcsolatban a legtöbbször keresnek meg nap közben. Majd válaszd ki azt az egyet, ami a legtöbb idődet viszi el, és írd le, hogyan kell elvégezni. Nem kell tökéletesnek lennie. Az a lényeg, hogy ne csak a Te fejedben létezzen.
Ez az első lépés a nyugalmasabb munka felé.
Ha úgy érzed, ebben jól jönne egy külső szem – segítek. Folyamatfejlesztőként az a dolgom, hogy rendet tegyek ott, ahol ma még káosz van. És visszaadjak időt azoknak, akiknek már épp elfogyott.
Ha szeretnéd rendszerezni és leírni a feladatidat, keress bátran!
