Emlékszem arra a szerdai napra, amikor cégvezető ügyfelem azzal fogadott: „Niki, úgy érzem, ha én most egy hétre szabit vennék, a cég megállna.” Ismerős mondat, sokszor hallottam már, és tapasztalatom szerint ez az egyik legpontosabb jelzés arra, hogy egy szervezet működési kultúrája még nem a valóságban, hanem valakinek a fejében létezik. És amíg csak ott lakik, addig nincs igazi rend, nincsenek átadható folyamatok, és főleg nincs szabadság. Semmilyen tekintetben 🙂

Az évek során megfigyeltem, hogy a működési káosz sosem a szabályzatoknál kezdődik. Nem az a gond, hogy „nincs leírva minden”, hanem az, hogy nincs letisztázva, mit kellene leírni. A gondolkodás tisztázása mindig megelőzi a szabályok írását. Ha fejben összevissza van minden, akkor papíron is összevissza lesz. A működési kultúra alapja nem a dokumentum: hanem a tiszta gondolatok.

És itt jön a képbe az egyik papagáj mondatom, amit vezetők rengetegszer bólogatvfogadnak: „Amíg minden a fejedben van, addig nincs valódi rendszered.” Ez a mondat minden szervezetben mást jelent, de ugyanarra mutat rá: arra a láthatatlan terhelésre, amit hosszú távon egyetlen ember sem bír el. Nem lehet úgy élni, vállalkozást építeni, hogy szép magyarsággal fejezzem ki magam "one man show"-t játszik az ember. Vagyis egy személyben viszi a céget felelősség, döntés tekintetében.

Mik a fejben tartott cég tünetei?

Többször láttam már, hogy a vezető fejében lévő működés tünetei hogyan jelennek meg a mindennapokban. Ilyenek például:

• mindenki őt kérdezi minden apróságról,
• minden döntés rajta megy át/akad fenn,
• a vezető este 10-kor még e-mailekre válaszol,vagy épp önéletrajzokat búj
• és ha kiesik egy napra, minden lelassul vagy félrecsúszik.

Ennek a legfőbb oka, hogy túl sok minden nincs kimondva, nincs leírva, nincs rendszerbe foglalva, így az egyetlen biztos pont ő maga marad. A fejben hordozott működés egyik sajátos tünete, hogy kívülről minden „rendben lévőnek tűnik”, belül viszont olyan, mintha mindent egy személy csinálna.

Miért csinálja ezt valaki, ha megterhelő?

A túlterheltség nem abból jön, hogy sok a feladat. A túlterheltség abból jön, hogy sok a fejben tartott feladat. A priorizálás hiánya, az állandó „csak ezt még megcsinálom” érzés, a minden reggel újratervezett napirend mind-mind a működési logika hiányára utal.

Többször megfigyeltem: amikor egy vezető azt mondja, „mindent én tartok össze”, ott valójában az történik, hogy nem feltétlenül a munka sok, hanem a bizonytalanság túl nagy. Nincs leírva, mi a normális menet. Nincs kimondva, ki miért felel. Nincs számokhoz kötve az elvárás. A cég pedig látszólag működik, de valójában mindenki a vezető fejében lévő térképet próbálja követni, hozzáférés nélkül. Még nem gondolatolvasók az emberek. 🙂 De szerintem ez így van jól.

Ez a sok fejben lévő mentális teher az, amitől egy vezető igenis elfáradhat. Nem egyik napról a másikra, hanem hónapok, sokszor évek alatt. És amikor már ott tart, hogy a karácsonyi időszakban sem tud kikapcsolni, mert interjúztatni kell, mert beosztást kell írni, mert el kell menni ahhoz az ügyfélhez, akkor érdemes megállni és kívülről ránézni a dolgokra.

Mi számít átadható tudásnak? (Sokkal több, mint gondolnád)

Sokan azt hiszik, hogy csak a „szakmai” tudás átadható. A hogyan kell számlázni, megrendelést kezelni, telefont kezelni, ügyfelet kiszolgálni. De valójában minden átadható, ami ismétlődik. A működési kultúra pont ettől lesz kultúra: nem személyfüggő, hanem rendszerfüggő.

Átadható tudás például:

• mi alapján hozol döntéseket,
• hogyan priorizálsz,
• melyik feladatot tekinted „gyorsan elintézhetőnek” és melyiket „stratégiai jellegűnek”,
• milyen minőséget vársz el,
• hogyan kommunikálsz a csapattal,
• hogyan kezeled a reklamációt,
• milyen mérőszámokra figyelsz.

A működés lényege nem az, hogy leírd a feladatokat. Hanem az, hogy leírd a mögöttes logikát, ami mentén működik a céged. Mert ha a logika átadhatóvá válik, akkor a munkatársak nem csak feladatokat kapnak, hanem kapaszkodókat, rendszert és biztonságot.

Egyik kedves ügyfelem már tudja, hogy amikor csak mondja, mondja nekem a dolgokat felteszem a kérdést. Illetve feltenném, mert már ő maga mondja: Tudom Niki, és mi a rendező el, ami alapján döntök?

Pontosan! Szedd össze a rendező elveidet, a gondolatmenetedet!

Hogyan kezdj el „kiszállni a fejedből”?

Itt szoktak lenni bizonytalanságok, de ez teljesen természetes. Hiszen fejben évekig épült fel a működés, és nem lehet egy nap alatt kiemelni. De el lehet kezdeni. És az első lépések, tapasztalatom szerint, ezek:

1) Ne a szabályzatírással kezdd, hanem a gondolkodás tisztázásával.
Melyek azok a területek, amelyek ma is rajtad állnak vagy buknak? Listázd ki.

2) Ne folyamatokat írj le elsőre, hanem döntési logikát.
Mi alapján döntesz? Mi az elvárás? Mi a rendező el? Mi számít „jó megoldásnak”?

3) Kezd el kibontani a „mit csinálok én valójában” típusú feladatokat.
A legtöbb vezető rengeteg rejtett munkát végez: újratervez, dönt, priorizál, egyeztet, ellenőriz. Ezek a lépések legyenek kimondva.

4) Ne egyedül építs rendszert.
A működési kultúra közös építés: a csapat visszajelzései mutatják meg a „kátyúkat”. Legyen visszajelzési rendszer.

5) És végül: ne várd meg, amíg elfáradsz.
A fejben tartott cég kicsit olyan, mint egy időzített bomba. A dokumentált, tiszta rendszer viszont szabadságot ad, vezetőként neked is és a csapatnak is.

Amíg a cég a fejedben él, addig a szabadságod a cég kezében van

A működési kultúra ott kezdődik, hogy rendet teszünk a vezető fejében. Ha a gondolkodás tiszta, a szabályok is tiszták lesznek. Ha a rendszer logikusan felépített, kimondott, leírt és érthető, akkor mások is tudják működtetni. És amikor a cég logikája már nem csak benned, vezetőként létezik, akkor napról napra egyre könnyeb lesz és fellélegezhetsz.