Az ügyvezető ezzel fogadott a regge meetben: „Niki, ilyenkor mindig elhatározom, hogy jövőre máshogy lesz. Aztán jön a január, és rájövök: semmi nem lett máshogy.”

Ahogy kimondta, láttam rajta azt a feszültséget, amit ilyenkor sok cégvezető hordoz. A brutális évvégi hajrá érzését. Azt a mély, kimondatlan vágyat, hogy egyszer végre ne így nézzen ki az év vége. Hogy egyszer végre ne fulladjon káoszba az, ami amúgy egész évben szépen működhetne. Úgy látom pontosan ez az a pont, ahol elválik egymástól két vezetői út: az egyik beletörődik, hogy „év vége ilyen”, a másik pedig rájön, hogy az év végi hajrá nem időszak, hanem működési kultúra kérdése. Még ha így megfogalmazni nem is tudja, de azt belátja, hogy ennek nem így kéne lennie.

A vágy az nagyon hasonló: rendben, átláthatóságban, kiszámítható működésben befejezni az évet. Nem túlélni a decembert, hanem megérkezni. Úgy lezárni, hogy tudod: ami mögötted van, az stabil, és ami előtted van, azt rá lehet építeni egy rendszerre. De amint közeledik az év vége, a legtöbb cégnél valami megváltozik. A tempó gyorsul, a döntések sürgőssé válnak, a munkatársak türelmetlenebbek, a vezetők idegesebbek. Felpörög a „csináljuk gyorsan, majd januárban rendet rakunk” hozzáállás. Csakhogy januárban már nincs rá idő. És így újraindul ugyanaz a kör, amit tapasztalatom szerint a legtöbb cégvezető hosszú évek óta cipel. Ez hatalmas nyomás!

Én pedig évek óta figyelem ugyanazt a jelenséget: az év végi hajrá nem a naptár miatt létezik. Az év végi hajrá a működési kultúra lenyomata. Ha egy működés egész évben rajtad múlik, év végén össze fog dőlni. Ha egy működés egész évben strukturált, év végén is stabil marad. Az év vége nem új problémákat hoz, csak láthatóvá teszi azokat, amelyek egész évben ott voltak. Mert valahogy az év végével minden le akarnak zárni a vezetők nagy része. De hét volt rá egy teljes év.

A probléma nem az év vége – hanem a gondolkodási minta

A leggyakrabban hallott mondat ebben az időszakban: „Most már nincs időm rendbe tenni ezt. Majd januárban.”

Ha annyi felesleges húszezresem lenne, ahányszor ezt hallottam, ajjajj! 🙂 Csakhogy ez a mondat nem is az időről szól. Ez egy gondolkodási minta. Egy félelem, hogy ha most megáll rendszert építeni, szétesik a működés. De a valóság pont az ellenkezője: azért esik szét az év vége, mert nincs rendszer.

Ez a félelem pedig nagyon emberi. A vezetők többsége nem rendszerekben nőtt fel, hanem ösztönös működésben. Megszokták, hogy ők tartanak össze mindent, ők oltanak tüzet, ők mondják ki az utolsó szót. A cég pedig lassan rájuk épül. Ez működik egész évben. De év végén valahogy ez gyakran felszínre kerül. A nem tisztázott feladatok, a hiányzó döntési keretek, a rosszul kommunikált elvárások, a túl sok félbehagyott projekt, a hiányos dokumentáció, mind egyszerre jelenik meg. Pedig ott volt az eddig is.

Ügyféltörténet: a cég, amely minden évben újra elbukta a decembert

Volt egy ügyfelem, nevezzük Gábornak. Egy stabilan működő, folyamatosan növekvő céget vezetett. Minden évük jól indult, majd szeptembertől gyorsulni kezdett a tempó, októberben már mindenki feszültebb volt, novemberben minden nap tűzoltással telt, decemberben pedig elérték a teljes káoszt. Gábor ezt úgy fogalmazta meg: „Az év végi hajrá nálunk olyan, mint egy lavina. Tudjuk, hogy jön, de soha nem tudjuk elkerülni.” Ilyenkor jut eszembe a az Oscar című film, amikor azt mondja Sylvester Stallone
"tustam, csak nem sejtettem"

Amúgy nem az év vége a probléma. Az év végi hajrá csak bemutatja, mennyi minden nincs a helyén. Az év végi káosz nem anomália. A káosz a működés normális állapota, csak év végén felerősödik. Gábor cégében például nem volt tisztázva, hogy ki dönt egy reklamációnál. Év közben ez bosszúság, év végén ez krízis. Nem volt leírva, hogyan adnak át projekteket. Év közben ez kényelmetlenség, év végén ez fennakadás. Nem volt tiszta, ki meddig felel. Év közben ez kis súrlódás, év végén ez konfliktus.

A működés egész évben ingatag volt. Az év vége csak kiemelte ezeket a a repedéseket.

A félelem: „Ha most elkezdek rendszert építeni, még jobban lemaradok”

Ez a vezetők legnagyobb félelme év végén is. „Most nem állhatok meg. Most minden perc számít. Ha most nekikezdek rendet rakni, elvesztem az időt.” Pedig a rend nem időt vesz el. A rend időt ad. A rend nem lassít., rend felszabadít. Ezt a mondatot sok vezető addig nem hiszi el, amíg először meg nem tapasztalja. És de boldogok amik felismerik.

Az év végi hajrá valójában a rendszertelenség félelme. Attól félünk, hogy ha most nem csináljuk meg, nem készülünk el. Attól félünk, hogy ha átadunk egy feladatot, rosszul csinálják. Attól félünk, hogy ha kereteket teszünk, rugalmatlanok leszünk. De ezek a félelmek nem a rendről szólnak. Ezek a félelmek a régi működésről szólnak. A túlélésre berendezkedett cégekről.

A megoldás: egészen máshol kezdődik, mint gondolnád

A megoldás nem ott van, ahol elsőre keresnénk. Sok vezető ilyenkor szoftvereket aka, projektmenedzsmentet akar, új szabályokat akar. De a valódi működési kultúra nem szabályzatokkal kezdődik, és nem is a szoftverekkel. A valódi működési kultúra gondolkodási renddel kezdődik. Azokkal a tiszta kérdésekkel, amelyek megadják a cég alapritmusát. Ezek nélkül bármit írsz le, nem hogy szétesik, össze sem áll.

A kérdés tehát nem az, milyen excel-táblát vezetsz be. Hanem az, hogyan gondolkodsz vezetőként. Mit tartasz fontosnak? Mennyire vagy következetes? Hajlandó vagy-e valóban delegálni?

Személyes megfigyelésem: a rend nem a cégnek ad szabadságot, hanem a vezetőnek

Az elmúlt évek egyik legerősebb tapasztalata számomra az, hogy a rend valójában nem a cég érdeke. A rend a vezető érdeke. A vezető nyugalma az, ami meghatározza a cég ritmusát. Amikor a vezető rendben van, a cég is rendben lesz. Amikor a vezető feszül, a cég is feszül. A rend nem excel-táblákból, szoftverekből áll. A rend abból áll, hogyan gondolkozol.

És az év végi hajrá pontosan erre mutat rá: milyen gondolkodási minták vezetik a céget? Hol van szükség tudatos keretekre? Hol omlik össze a működés? Hol terheli túl magát a vezető?

Az év vége nem ellenség, hanem tükör

Sokan úgy tekintenek az év végi hajrára, mint valami különleges szörnyetegre, ami csak decemberben jelenik meg. De valójában nem hoz új problémákat, csak felnagyítja a régieket. Az év végi hajrá azt mutatja meg, hol nincs működési kultúra, hol gyenge a rendszer, hol túl nagy a vezető felelősségi köre, és hol hiányzik az egyszerűség.

A jó hír az, hogy minden év vége egy új kezdet. És ha most felismered, hogy a hajrá valójában nem természetes, hanem a működés következménye, akkor már el is indultál azon az úton, ahol jövő decemberben nem túlélsz, hanem elengedsz egy sóhajt, és azt mondod: „Most már értem, mi a különbség rend és túlélés között.”