Ha megkérdeznél egy cégvezetőt, hogy jól ismeri-e a saját vállalkozását, valószínűleg azt mondaná, hogy igen. Hiszen ő alapította, ő építette fel, nap mint nap benne dolgozik, pontosan tudja, mi történik az egyes területeken.

Éppen ezért érdekes, hogy amikor egy külső szem ránéz ugyanarra a működésre, sokszor néhány óra alatt olyan problémákat vesz észre, amelyek mellett a szervezet évek óta nap mint nap elsétál. Nem azért, mert bent senki nem ért a munkájához, és nem is azért, mert a vezető nem figyel. Egyszerűen azért, mert mindenki hozzászokott ahhoz, ahogyan a cég működik.

Ezt a jelenséget nevezzük szervezeti vakságnak.

A szervezeti vakság azt jelenti, hogy egy vállalkozás működésében vannak olyan körülmények, működési módszerek, hibák, felesleges lépések vagy rosszul kialakult szokások, amelyek belülről már teljesen természetesnek tűnnek. Minél régebb óta működik egy cég, annál nagyobb az esélye annak, hogy kialakul, hiszen a munkatársak idővel alkalmazkodnak a rendszerhez, még akkor is, ha az nem a leghatékonyabb.

A legtöbb probléma nem egyik napról a másikra alakul ki

Nagyon ritka, hogy egy vállalkozás egyik napról a másikra válik bonyolulttá.

Sokkal inkább úgy történik, hogy egyszer felvesznek még egy embert, aztán bevezetnek egy plusz ellenőrzést, készül egy új Excel-tábla, bekerül még egy jóváhagyási lépés, valaki elkezd vezetni egy saját nyilvántartást, mert abból könnyebb dolgoznia. Ezek önmagukban teljesen logikus döntésnek tűnnek első hallásra.

A probléma az, hogy ezek nem önmagukban léteznek. Évek alatt egymásra épülnek, és egyszer csak azt vesszük észre, hogy ugyanannak az információnak három helyen kell szerepelnie, egy ajánlat elkészítése napokat vesz igénybe, vagy minden döntés ugyanannál a vezetőnél köt ki.

Ilyenkor sokan azt mondják, hogy túl sok a munka. Pedig gyakran nem a munka sok, hanem a működés lett feleslegesen bonyolult.

A megszokás az egyik legerősebb akadály

Volt olyan ügyfelem, ahol megkérdeztem, miért kell minden megrendelést kinyomtatni. A válasz teljesen természetes volt: „Mert mindig így csináltuk.”

Ezután végignéztük, mi történik azzal a papírral. Kinyomtatják, kézzel ráírnak néhány adatot, lefotózzák, majd ugyanazokat az információkat visszaviszik a rendszerbe. Mire a folyamat végére értünk, mindenki nevetett, mert senki sem értette, hogyan maradhatott ez így ennyi ideig.

A válasz egyszerű. Mert senki sem kérdezte meg korábban, most miért így van.

Aki ezt a folyamatot végezte, annak ez volt a természetes. Aki később érkezett a céghez, ezt tanulta meg. A vezető pedig azt látta, hogy a munka elkészül, ezért nem volt oka feltételezni, hogy közben ennyi felesleges lépés történik.

Ezért hasznos a külső szem

Amikor folyamatfejlesztési projektet végzek, sokszor nem azért találunk meg fejlesztési lehetőségeket, mert én jobban ismerném az adott szakmát. Általában nem ismerem.

Cserébe nem ismerem a cég megszokásait sem.

Én nem tudom, hogy egy táblázatot öt éve valaki saját magának készített, aztán az egész vállalat elkezdte használni. Nem tudom, hogy egy plusz jóváhagyási lépést egy egyszeri hiba miatt vezettek be. Nem tudom, hogy egy feladat eredetileg csak átmeneti megoldás volt.

Ezért kérdezek rá olyan dolgokra, amelyek bent már senkinek sem jutnak eszébe.

És nagyon sokszor már maga a kérdés elég ahhoz, hogy a vezető vagy a munkatárs felismerje: ezt valóban lehetne egyszerűbben is csinálni.

A szervezeti vakság minden növekvő vállalkozásban kialakulhat

Szerintem fontos megérteni, hogy a szervezeti vakság nem egy hiba, amit el kell kerülni. Inkább egy természetes következménye annak, hogy egy vállalkozás fejlődik, új emberekkel bővül, új ügyfeleket szerez, és folyamatosan alkalmazkodik a környezetéhez.

A kérdés nem az, hogy kialakul-e. Sokkal inkább az, hogy időről időre megállunk-e annyira, hogy kívülről is ránézzünk a saját működésünkre.

Mert a legtöbb esetben nem új szoftverre, nem még több szabályra és nem még több emberre van szükség. Először azt kell meglátni, hogy a jelenlegi működésből mi szolgálja valóban a vállalkozás céljait, és mi az, amit már csak megszokásból csinálunk.

Én ezt tartom a folyamatfejlesztés egyik kiemelkedő feladatának. Nem új folyamatokat kitalálni, hanem segíteni a vállalkozásoknak újra rálátni a saját működésükre. Mert amikor ez sikerül, akkor nemcsak a hibák válnak láthatóvá, hanem azok a lehetőségek is, amelyek addig végig ott voltak a szemünk előtt, csak már nem vettük észre őket.