CRM és értékesítési folyamatfejlesztés több százmilliós projektek kezelésére

Az ügyfelem többek között több százmillió forintos építőipari projektekkel foglalkozott. A kivitelezők, beruházók és projektlehetőségek kezelése már jelentős adminisztrációval járt, ugyanakkor az értékesítési folyamatok csak részben voltak szabályozva.

A munkatársak sok információt különböző helyeken tároltak, az utánkövetések nem egységesen történtek, és nem állt rendelkezésre olyan vezetői kimutatás, amely pontosan megmutatta volna, hogy az egyes projektek és üzleti lehetőségek milyen állapotban vannak.

Tapasztalatom szerint ez sok cégnél akkor válik problémává, amikor a vállalkozás már kinőtte az Excel táblákat és a fejben vezetett nyilvántartásokat. A növekedéssel együtt nő a kockázata annak is, hogy egy értékes kapcsolat, ajánlat vagy projekt egyszerűen elveszik a napi működésben.

Mi volt a közös munka célja?

A cél egy olyan CRM alapú értékesítési és nyomonkövetési rendszer kialakítása volt, amely támogatja a munkatársak napi munkáját, egyértelműen meghatározza a folyamat lépéseit, valamint vezetői szinten is átláthatóvá teszi az értékesítési tölcsért és a várható bevételeket.

Mit fejlesztettünk?

A közös munka során feltérképeztem a meglévő működést, majd kialakítottuk az értékesítési folyamat teljes struktúráját.

A fejlesztés részeként:

• meghatároztuk az értékesítési státuszokat,
• kialakítottuk a szükséges adatmezőket,
• meghatároztuk a felelősségi köröket,
• automatizált teendőkezelést vezettünk be,
• vezetői és munkatársi riportokat alakítottunk ki,
• egységesítettük az utánkövetési folyamatokat,
• mérhetővé tettük az értékesítési tölcsér minden szakaszát.

Külön figyelmet fordítottunk arra, hogy a rendszer ne csak adatokat tároljon, hanem valódi támogatást nyújtson a napi munkában.

Mi lett az közös munka eredménye?

A projekt végére egy strukturált, automatizált és riportálható CRM rendszer jött létre.

A munkatársak pontosan látják:

• melyik projekt milyen szakaszban tart,
• milyen feladat következik,
• ki a felelős az adott lépésért,
• milyen üzleti lehetőségek vannak folyamatban.

A vezetőség számára pedig valós időben elérhetővé váltak azok a kimutatások, amelyek segítik a kapacitástervezést, az értékesítési előrejelzéseket és a döntéshozatalt.

Miért fontos ez?

Egy több százmillió forintos projektekkel dolgozó vállalatnál egyetlen elmaradt utánkövetés vagy elveszett információ is jelentős üzleti kockázatot jelenthet.

A folyamatfejlesztés célja nem pusztán egy CRM rendszer bevezetése volt. A valódi eredményt az jelentette, hogy létrejött egy olyan működési rendszer, amelyben az információk, a feladatok és a felelősségek egy helyen, átlátható módon kezelhetők.

Ennek köszönhetően a cég ma már nemcsak több projektet tud kezelni, hanem sokkal nagyobb biztonsággal és kiszámíthatóbban működik.