Miért a gondolkodásmód az első lépés a kultúraváltásban?

Van bizonyos mintázatok és pontok, amit folyamatfejlesztőként már annyiszor láttam, hogy pontosan felismerem. Itt egy példa: Egy vezető leül velem szemben, és arról beszél, hogy szeretné rendbe tenni a cége működését. Kész akar lenni folyamatábrákkal, szerepkörökkel, mérőszámokkal, mindazokkal az eszközökkel, amelyek tényleg elengedhetetlenek. Aztán 5-10 perc után kiderül, hogy a legnagyobb káosz nem a rendszerben van, hanem a fejekben.

Ismered a mondást: A fejétől bűzlik a hal. Itt is erről van szó, de nem kritikaként mondom. Olvasd el és megérted mire gondolok.

Amikor egy vezetőben megfogalmazódik az igény egy következő szintre, ami passzol a céljaival és sokkal méltóbb a vállalkozásához, akkor kezdődik el a kultúraváltás.

A működés új kultúrája nem a dokumentumokban, nem egy új szoftverben, nem egy jól megrajzolt onboarding folyamatban indul el.
Hanem ott, hogy a vezető fejében letisztul: mit akar, mit nem akar, és mi az, amihez valóban ragaszkodik.

Ez az a rend, ami lehetővé teszi a fejlődést.

Hogyan látszik kívül, ha belül káosz van?

Többször láttam, hogy egy vezető azt hitte, rendszerszintű problémái vannak, közben csak a gondolatok voltak szétesve. Ez kívülről nagyon gyorsan látszik, csak belülről nehezebb észrevenni.

Néhány jel, amit mindig ugyanúgy felismerni:

• Napi tűzoltásként működő szervezet: Ha mindig van egy sürgős feladat, akkor valójában nincs prioritás.
• Átláthatatlan felelősségek: „Kié ez a feladat?” „Honnan tudjam, én csak megcsináltam.”
• Szakemberfüggő működés: Ha egy-két munkatárs nélkül megáll az élet, az az esetek nagy-nagy részésben gondolkodásmódbeli eredetű.
• Túl sok elkezdett, félbehagyott projekt: Az ötletek jók, csak nincs mögöttük döntés és megvalósítás.
• Mindenki mást gondol ugyanarról: A káosz a kommunikációban mindig a fejben indul.

Az egyik cégnél például, ahol dolgozom, a tulajdonos arról panaszkodott, hogy a csapat bizonyos tagjai nem értik, hogy ő mit akar.
A munkatársak viszont azt mondták: „Holnap már mást mond. Holnapután megint mást. Nem látjuk, mi a fő irány.”
Képzeld el működési káosz ott született, hogy a vezető naponta változtatta a fókuszát.

A működés mindig visszatükrözi azt, ami belül zajlik, ezért indul minden a fejben.

Mi az a „fejben rend” vezetőként?

A vezetői fejben rend nem excel-táblákból áll és nem is abból, hogy egy folyamat hova kerül a rendszerben.

A fejben rend valójában három dolog:

1) Prioritások tisztázása

Mi az, ami tényleg számít? Mi az, ami csak zaj? Ha ezt nem mondja ki a vezető, senki más nem fogja.

2) Egyértelmű elvárások

Nem az a kérdés, hogy „megy-e a munka”, hanem hogy hogyan kell mennie.
Ha nincs egyértelmű keret, a csapat mindig saját szabályt fog alkotni, és abból lesz a valódi működési káosz.

3) Döntési logika

Egy csapat csak akkor fog jól dönteni, ha érti, milyen szempontok alapján döntsön. Ez a vezető fejéből indul, és a kultúrába épül.

Amikor ezek letisztulnak, akkor már érdemes folyamatot írni. Mert akkor már tudjuk, mit kell leírni.

Miért nem elég egy jó szoftver?

A legtöbb cég ott rontja el, hogy a megoldást technológiában keresi, nem pedig gondolkodásban.

És igen: egy jó rendszer kell. Kell CRM, kell ERP, kell projektkezelő. De egyik sem fog működni rendezett folyamatok nélkül.

Láttam olyan céget, ahol a vezető megvett egy komplex vállalatirányítási rendszert, nagyon sok millióért. De mivel nem volt egyértelmű, ki miért felel, ki mit tölt ki, és miért, a rendszerből alig használtak valamit. A végeredmény az lett, hogy a munkatársak gyártották az adatokat, de senki nem használta őket döntésre. Sőt! Mivel nem is értették sokan, ezért megmaradtak a régi táblázatos dolgok, így még duplikálták is a feladatokat.

A szoftver soha nem teremti meg a kultúrát. A kultúra teremti meg azt, hogy a szoftver működjön. Nem mindegy a sorrend!

Az első lépés: egy őszinte helyzetkép

Amikor elkezdünk új működési kultúrát építeni, én nem azt kérdezem először:
„Milyen folyamatokat szeretnél?”

Hanem azt:
„Mi van most a fejedben? Mi a tényleges kihívás? Mi okoz neked nyomást? Hol érzed, hogy szétesik a működés?”

Általában ezek szoktak kiderülni:

• nincs kimondott fókusz,
• nincs pontosan definiálva, kinek mi a dolga,
• túl sok minden van a vezető fejében, és túl kevés a rendszerben,
• a csapat nem ugyanazt érti egy-egy feladaton,
• döntések nem egy logika mentén születnek.

Itt jelenik meg igazán az a gondolat, hogy a rend nem korlátoz, hanem felszabadít.

A működés új kultúrája: a rend nem gátolja a fejlődést, hanem lehetővé teszi

Sok vezető fél attól, hogy a rend és a rendszer gátolja a kreativitást, elveszi a rugalmasságot, „túl merevvé” teszi a működést. A tapasztalatom szerint ennek pont az ellenkezője igaz.

A rend teret ad, mert tisztán látsz majd adatokat, felelősöket, feladatokat.
Nem viszi el az energiát a tűzoltás és nem kell magyarázni minden nap ugyanazt.
Úgy tapasztalom, hogy a csapat magabiztosabb lesz, mert érti, mit várnak el tőlük. És tudnak önállóan dolgozni. Ha hiszed, ha nem, ez sok jó munkatársnak az igénye.

Az a helyzet, hogy a rend megágyaz a fejlődésne, és ilyenkor tud a működési kultúraváltás valóban elindulni. Ha van egy új gondolkodásmód, a vezető fejében, ott abban a fejben, ahol a működés rendje kell, hogy kezdődjön.