"Minden rajtam csattan!"

Ez egy tipikus bumeráng mondat. Általában nem az első beszélgetésen hangzik el, hanem később, amikor már elkezdünk mélyebben beszélni a működésről. Ilyenkor egyszer csak kibukik a vezetőkből: „Igazából minden rajtam csattan.”

És a legtöbb vezető ezt nem panaszkodásként mondja. Ez inkább fáradt és őszinte felismerésként.

Azt tapasztalom, hogy rengeteg kis- és középvállalkozásban a vezető egyszerre ügyvezető, operatív koordinátor, problémamegoldó, tűzoltó és kontrollpont. Ők az ügyeletes mindenesek. Közben pedig próbálna stratégiával, növekedéssel vagy fejlesztéssel is foglalkozni. Csakhogy mire odaérne, addigra elment a napja.

Reggeltől estig megy a pörgés, mégis az az érzés marad bennük: „Egész nap dolgoztam, de nem haladtam semmivel.” Ismerős?

A vezetői túlterhelés nem csak időprobléma

A business.com egyik kutatása szerint a kisvállalkozói vezetők heti körülbelül 9 órát veszítenek multitasking és folyamatos kontextusváltás miatt. Ez gyakorlatban azt jelenti, hogy újra és újra kizökkennek abból, amivel éppen foglalkoznak. Mik ezek az idővesztő tényezők?

• kérdések
• jóváhagyások
• „ezt nézd meg légyszi”-k
• sürgősnek tűnő problémák stb.

Azt tapasztalom, hogy ezek önmagukban apróságnak tűnnek, de ha összeadódnak... Mire a vezető visszatérne az eredeti feladatához, már teljesen más gondolati szálban van.

És ettől alakul ki az érzése, hogy megint nem haladt. Tegyük hozzá, ez egy jogos érzés.

De mi okozza ezt?

A legtöbb helyen azt látom, hogy a működés nincs tisztázva, a döntési pontok nincsenek kimondva, nincsenek valódi felelősök, a folyamatok csak fejben léteznek, ha vannak is szabályok, azok nincsenek betartva vagy betartatva. A munkatársak pedig ilyenkor automatikusan a vezetőhöz fordulnak.

Mert ő a tudásbázis. És hát ilyen a gyarló ember. Tényleg sokszor tapasztaltam azt, hogy egyszerűbb a kisebb ellenállás felé haladni, és átadni egy problémát másnak, mint szembemenni azzal és megoldani. Pedig egy vezető pontosan ezt várja az emebreitől. De mi történik valójában?

A vezető megkapja a kérdést, és ahelyett, hogy gondolkodásra, és önállóságra sarkallná a munkatársat, elveszi tőle a problémát és megoldja.

Csakhogy ettől a vezető lesz a működés központja. És onnantól kezdve tényleg minden rajta csattan.

Ha ezt látod erre gyanakodj

A munkatársak állandóan visszakérdeznek

Valószínűleg nincs tiszta folyamat, dokumentált működés. Vagy nem lett úgy átadva, hogy ők megértsék azt.

Minden sürgősnek tűnik

Nincsenek priorizálási szabályok és működési keretek.

A vezető nem tud szabadságra menni

A működés túl sok ponton személyfüggő.

Rengeteg a megszakítás

A csapat nem rendszerből dolgozik, hanem emberekből.

Sok a meeting, kevés a haladás

A működés nincs összehangolva.

Egy konkrét történet, amit nehéz volt elsőre kimondani

Nemrég egy ügyfélnél éppen a toborzási folyamatot néztük át. Volt egy rendszerük, amiben kezelték a jelentkezőket. Maga a modul már régóta működött, csak közben változott a cég, új területek nyíltak meg, és más típusú munkatársakat kezdtek keresni.

Egyszer csak elcsíptem egy beszélgetést két vezető között. Az egyik megkérdezte, hogy mikor indul el a marketing asszisztens hirdetés. A másik teljesen meglepődött: „Hát annak már rég futnia kellene.”

A végén kiderült, hogy a HR-es munkatárs nem tudta pontosan, hogyan kell létrehozni az űrlapot és végigvinni a folyamatot a rendszerben. Csak éppen nem szólt.

És itt sok vezető automatikusan az emberre haragszik meg. Amikor visszaültünk és átnéztük a működést, gyorsan kiderült: maga a folyamat sem volt tisztázva. Igaz dokumentálva volt, csak épp a toborzó nem értette meg.

A mikromenedzsment sokszor egy tünet

A kutatások szerint a vezetők jelentős része több időt tölt mikromenedzsmenttel, mint stratégiai munkával. Azt tapasztalom, hogy ez ritkán tudatos döntés, inkább reakció a hétköznapokra

Mert ha a működés nincs tisztázva, akkor a vezető úgy érzi, muszáj mindent figyelnie. Van, hogy ez félremegy, de ezzel nincs semmi gond, mert ez általában nem rossz szándékból történik. Inkább abból a félelemből, hogy ha elenged valamit, akkor hibák történhetnek.

A stabil működés nem merevséget jelent

Stabil működés alatt azt értem, hogy a munkatárs

• mi a feladata,
• hogyan kapcsolódik a többiekhez,
• mi a következő lépés,
• mikor kell segítséget kérni.
• mikor számít késznek a munkája.

Ha a fentiek megvalósulnak a vezető fejében elkezd felszabadulni a kapacitás, és az ideje is. Mert már nem minden kérdés hozzá fut be.

Mit lehet tenni vezetőként?

Azt tapasztalom, hogy a legtöbb vezető ott hibázik, hogy rögtön nagy átalakításban gondolkodik. Pedig sokszor nem erre van szükség.

1. Kezdjétek el leírni a működést

Nem tökéletes dokumentáció kell elsőre. Elég az, ha láthatóvá válik:

• ki mit csinál,
• milyen sorrendben,
• milyen döntési pontok vannak.
• mikor számít késznek a feladat

2. Nézzétek meg, hol akad el a legtöbb idő

Az a tapasztalatom, hogy általában ugyanazok a pontok okozzák a legtöbb megszakítást:

• várakozás,
• visszakérdezés,
• hiányzó információ,
• jóváhagyásra várás.

3. Ne személyekben gondolkodj, hanem pozíciókban

Amikor egy cég csak személyekben gondolkodik, minden embercsere krízissé válhat. Ha viszont a pozíció pontos célja, eredményei és hogyanja meg van határoza, kis túlzással, bárki felteheti a "pénzügyi asszisztens" címkét a molokára.