Sok cégvezető úgy érzi, hogy folyamatosan dolgozik, mégsem jutnak előre olyan tempóban, ahogy szeretnének. A nap tele van telefonokkal, e-mailekkel, váratlan problémákkal és olyan kérdésekkel, amelyek újra és újra ugyanahhoz az emberhez futnak be. Ilyenkor könnyű azt gondolni, hogy több munkatársra, több időre vagy még több energiára van szükség.
A tapasztalatom szerint azonban a probléma sokszor nem a munka mennyisége, hanem a céges működés.
Miért alakul ki káosz egy cég működésében?
A legtöbb vállalkozás nem egyik napról a másikra válik kaotikussá. Egy új kivétel itt, egy kerülőmegoldás ott, egy plusz feladat amott, és egyszer csak azt vesszük észre, hogy a vezető fejében van a legtöbb információ, a munkatársak folyamatosan kérdeznek, a döntések egy része megérzés alapján születik, és mindenki elfoglalt, mégsem biztos, hogy a legfontosabb dolgok haladnak.
Különösen gyakran látom ezt a magyar KKV-k esetében. A cég növekszik, új ügyfelek érkeznek, bővül a csapat, de a folyamatok közben ugyanazok maradnak, mint amikor még feleekkora volt a vállalkozás. Pontosabban azt gondoljuk, hogy ugyanaz maradt. De valójában nincs egységesen lekövetve a változás.
Mitől válik egy KKV működése kiszámíthatóvá?
A stabil működés nem attól alakul ki, hogy mindenre készül egy szabályzat vagy egy folyamatleírás. Ezek fontos eszközök, de önmagukban nem oldanak meg semmit.
A valódi változás akkor kezdődik, amikor a vezető fejében lévő tudás fokozatosan átkerül a csapatéba. Amikor a találgatásokat mérőszámok váltják fel. Amikor a kapkodás helyett prioritások mentén dolgozunk. Amikor a „majd megoldjuk” hozzáállás helyett konkrét feladatok, felelősök és határidők jelennek meg.
Sok vezető meglepődik, amikor azt mondom, hogy a folyamatleírás valójában csak mellékterméke a munkámnak. A cél nem az, hogy több dokumentum készüljön. A cél az, hogy a munkatársak gyorsabban, önállóbban és jobb minőségben tudjanak dolgozni.
Hogyan segít a folyamatfejlesztés a hatékonyságnövelésben?
A folyamatfejlesztés lényege nem a papírmunka növelése, hanem a felesleges lépések csökkentése. Amikor egy munkatársnak naponta tízszer kell ugyanazt megkérdeznie, amikor ugyanazt az adatot több helyre kell rögzíteni, amikor egy feladat azért áll napokig, mert nem egyértelmű, ki a felelős érte, akkor a cég időt és így előnyt veszít.
A hatékonyságnövelés sokszor nem hatalmas projektekből áll. Gyakran egy egyszerűsített folyamat, egy tisztázott felelősségi kör vagy egy jól megválasztott mérőszám többet javít a működésen, mint egy új szoftver.
Miért nem a több munka a megoldás?
Az elmúlt években azt figyeltem meg, hogy a legtöbb cég nem azért akad el, mert az emberek nem dolgoznak eleget. Sokkal inkább azért, mert a működésük túl sok energiát emészt fel. A vezető mindenbe belefolyik. A kulcsemberek túlterheltek. A tudás néhány embernél koncentrálódik. A problémák újra és újra visszatérnek.
Ilyenkor nem még több munkára van szükség csupán logikusabb működésre.
A stabil céges működés alapjai
A jól működő cégek nem attól sikeresek, hogy kevesebb problémájuk van. Attól sikeresek, hogy gyorsabban és tudatosabban kezelik őket.
Megosztják a tudást, mérnek, priorizálnak, terveznek, fejlesztik a folyamataikat. Nem hagyatkoznak kizárólag az emlékezetre és a jó szándékra. A káoszból nem egyik napról a másikra lesz rend. De minden olyan döntés, amely egy átláthatóbb, mérhetőbb és érthetőbb működés felé viszi a céget, közelebb hozza a stabil növekedést is.
Mert a rend nem gátolja a fejlődést, lehetővé teszi azt.