A héten egy vezetővel beszélgettem egy működési problémáról. Elmondta, hogy a munkatársak nem úgy végzik a feladatokat, ahogy azt ő elképzelte. Amikor tovább beszélgettünk, előkerült a mondat, amit már számtalanszor hallottam:

„De hát le van írva. Elküldtem e-mailben.”

És valóban, le volt írva, csak ettől még nem vált a működés részévé.

A folyamat dokumentálás nem egyenlő a bevezetéssel

Sok cégvezető megkönnyebbül, amikor végre elkészül egy folyamatleírás, egy szabályzat vagy egy új munkautasítás. Végre nem csak a fejekben bolyong az információ, hanem le van írva.

Ezeket szögezzük le:

• A dokumentálás fontos.

• Segíti a tudás átadását.

• Visszakereshetővé teszi az információkat.

• Átláthatóbbá teszi a működést.

De ettől még nem történik változás. A dokumentum nem változtatja meg az emberek szokásait. Csak azért, mert le van írva egy recept, a tinilány nem tanul meg főzni!

Miért nem elég egy e-mail?

Gondoljunk bele. Hányszor kaptunk már olyan e-mailt, amit elolvastunk, majd néhány nappal később el is felejtettünk?

A munkatársak sem működnek másképp.

Attól, hogy egy új szabály vagy folyamat megérkezik a postaládába, még nem biztos, hogy:

• elolvassák,
• megértik,
• ugyanúgy értelmezik,
• alkalmazni is tudják a napi munkában.

A vezetők gyakran azt hiszik, hogy a kommunikáció az üzenet elküldésével véget ér. A csúf igazság az, hogy csak akkor kezdődik.

Mit jelent valójában egy új folyamat bevezetése?

A tapasztalatom szerint egy új működési szabály akkor kezd életre kelni, amikor:

• átbeszélik a csapattal,
• lehet kérdezni róla,
• közösen értelmezik,
• kipróbálják a gyakorlatban,
• visszajelzést adnak róla,
• a vezető következetesen számon kéri.

Ez már nem dokumentálás, ez maga a bevezetés. És ez szokott elmaradni, részben, vagy egészben.

Ha ránézel, egy elküldött emailre és a bevezetésre óriási különbség van!

A működés nem a dokumentumokban él

Az egyik legnagyobb tévhit, hogy a rend a dokumentumokban található. Szerintem a rend nem ott van. A rend akkor jelenik meg, amikor a munkatársak ugyanazt értik egy feladat alatt, ugyanúgy hajtják végre, és tudják, miért fontos az adott lépés.

A dokumentum csak segít ebben.

A működést viszont az emberek hozzák létre.

Emlékeztetőül

• A folyamatleírás fontos.

• A szabályzat fontos.

• A dokumentáció fontos.

De ezek csak eszközök. Attól, hogy valami le van írva, még nem válik a működés részévé, ahhoz be kell vezetni.

És a tapasztalatom szerint a valódi munka sokszor csak azután kezdődik, hogy leírtuk.

A szerzőről, avagy Posta Nikolett küldetése

Posta Nikolett vagyok és folyamatfejlesztőként magyar KKV-knak segítek átláthatóbb, mérhetőbb és hatékonyabb működést kialakítani. Küldetésem, hogy rendet teremtsen a munka világában.