Ha most vezettétek be a MiniCRM-et, vagy már egy ideje előfizettek rá, de még nem érzitek az előnyeit, valószínűleg felmerült benned a kérdés:
Hogyan kezdjem el használni a MiniCRM-et?
A legtöbben ilyenkor a rendszer funkcióit kezdik tanulmányozni. Automatizmusokat állítanak be, új mezőket hoznak létre, státuszokat alakítanak ki, vagy különböző beállításokkal kísérleteznek.
Tapasztalatom szerint azonban a sikeres MiniCRM használat nem itt kezdődik.
Mi a MiniCRM célja?
Mielőtt bármit beállítanál, érdemes tisztázni, hogy a MiniCRM használata és megléte önmagában nem egy cél.
A MiniCRM egy eszköz.
A feladata az, hogy támogassa a céged működését, nyomon kövesse a folyamatokat, segítse a munkatársakat a napi feladataikban, és vezetőként átláthatóbb képet adjon arról, mi történik a vállalkozásodban.
Ha a működés nincs tisztázva, a rendszer sem fog rendet teremteni helyetted.
Az első lépés: lerajzolni a folyamatokat
Amikor egy új ügyféllel dolgozom, szinte mindig ezzel kezdem. Nem a MiniCRM-et nyitjuk meg, hanem a fehér lapot vesszök elő
Példaként végigmegyünk:
- Hogyan érkezik be egy érdeklődő?
- Ki veszi fel vele a kapcsolatot?
- Mi történik az első beszélgetés után?
- Mikor készül ajánlat?
- Hogyan történik az utánkövetés?
- Mikor válik az érdeklődő vevővé?
- Mi történik a vásárlás után?
Sok cégnél ezek a lépések nincsenek leírva. De ez még hagyján! Átgondolva sincsen. A kollégák nagyjából tudják, hogyan működnek a dolgok, de mindenki egy kicsit másképp végzi ugyanazt a feladatot.
A MiniCRM akkor tud igazán segíteni, ha előtte tisztázva van maga a folyamat.
Milyen folyamatokat érdemes elsőként a MiniCRM-be vinni?
Ha most kezded a MiniCRM használatát, nem kell egyszerre az egész céget leképezni. Azt javaslom, hogy azzal a folyamattal kezdj, amelyik közvetlenül hat a bevételekre.
A legtöbb vállalkozásnál ez az értékesítési folyamat.
Egy egyszerű példa:
Érdeklődő → Kapcsolatfelvétel → Igényfelmérés → Ajánlatadás → Utánkövetés → Megrendelés → Lezárt ügylet
Ha ezt a folyamatot már következetesen használja a csapat, rengeteg információ válik láthatóvá.
Hogyan alakítsak ki státuszokat a MiniCRM-ben?
Ez az egyik leggyakoribb kérdés.
A legnagyobb hiba, amit látok, hogy a státuszok nem valódi folyamatlépéseket jelentenek.
Például:
- Fontos ügyfél
- Visszahívandó
- Talán megveszi
- Érdeklődik
Ezek nem folyamatlépések, ezek vélemények.
Egy jó státusz azt mutatja meg, hogy az ügyfél útjának melyik pontján tartunk.
Például:
- Érdeklődő beérkezett
- Kapcsolatfelvétel megtörtént
- Ajánlat elküldve
- Utánkövetés alatt
- Megrendelés beérkezett
- Lezárt ügylet
Így mindenki ugyanazt érti a státusz alatt.
Mit érdemes automatizálni a MiniCRM-ben?
Sokan ezt kérdezik elsőként. Én inkább azt kérdezem:
Melyik folyamat működik már stabilan?
Csak azt érdemes automatizálni, ami már kézzel is jól működik.
Például:
- automatikus feladatkiosztás,
- emlékeztetők,
- utánkövető e-mailek,
- státuszváltáshoz kapcsolódó teendők.
Ha egy folyamat még nincs tisztázva, az automatizálás csak gyorsabban fogja továbbvinni a hibákat.
Miért nem használják a kollégák a MiniCRM-et?
Ez szintén gyakori probléma. A legtöbb esetben nem a rendszerrel van baj. A munkatársak egyszerűen nem látják, hogyan segíti őket a napi munkában. Ha a MiniCRM csak egy adminisztrációs kötelezettségnek tűnik, akkor előbb-utóbb háttérbe szorul.
Ha viszont a rendszerből kapják a feladataikat, ott látják a következő lépést, és az segíti a munkájukat, akkor természetes módon használni fogják.
A legtöbb MiniCRM probléma valójában működési probléma
Többször találkoztam olyan céggel, ahol a vezető azt mondta:
"A MiniCRM nem működik."
Amikor azonban részletesen végignéztük a folyamatokat, kiderült, hogy ugyanazokat a státuszokat mindenki másképp értelmezi, a feladatok nincsenek egyértelműen meghatározva, és több fontos lépés nincs szabályozva.
A rendszer pontosan azt mutatta, ami a valóságban történt. A MiniCRM nem tud rendet teremteni egy rendezetlen folyamatban. Viszont egy jól felépített folyamatot kiválóan tud támogatni.
Tehát
Ha most kezded a MiniCRM használatát, ne a funkciókkal kezdd.
Először tisztázd:
- Hogyan működik jelenleg a folyamatod?
- Milyen lépésekből áll?
- Ki miért felel?
- Mit jelent egy-egy státusz?
- Mi számít egy feladat lezárásának?
Tapasztalatom szerint azok a cégek használják a legeredményesebben a MiniCRM-et, amelyek először a működésüket tették rendbe, és csak utána építették fel a rendszert. A MiniCRM nem a folyamat helyett dolgozik. A MiniCRM a jól felépített folyamatot támogatja.