A folyamatok nem rakják össze magukat, és nem is lesznek maguktól hatékonyabbak

Megfigyeltem hogy amikor egy cég eljut arra a pontra, hogy hatékonyságnövelésen gondolkodik, általában ugyanaz a mondat hangzik el: „Érezzük, hogy nem jó, de nem tudjuk pontosan, min kellene változtatni.” Azt tapasztalom, hogy ez teljesen természetes állapot. A probléma az esetek többségében nem az, hogy rosszul működik egy cég, hanem az, hogy a működés nincs tudatosan átnézve.

Miért nem javulnak maguktól a folyamatok?

Sokan abban bíznak, hogy idővel „kialakul” a jobb működés. Van, hogy ez félremegy, de ezzel nincs semmi gond, mert egy darabig valóban működik. Csakhogy a folyamatok nem rakják össze magukat. Ami egyszer kialakult, az általában úgy is marad, legfeljebb egyre több apró kerülőút kerül bele. hanem sok kicsi.

A napi működés tele van plusz kattintásokkal, felesleges másolásokkal és duplikációkkal. Egyenként ezek nem tűnnek soknak, de összeadódnak. Napi 20–30 perc is elmehet ilyen apróságokra munkatársanként. Ez hetente már 2–2,5 óra, amit senki nem lát egyben, mégis folyamatosan jelen van.

A működés nem rossz, csak nincs átgondolva

Egy évek óta működő cégben nagyon sok minden jól van. Megvannak a bevált folyamatok, a rutinok, a működő megoldások. Nem az a kérdés, hogy mindent újra kell-e építeni. Azt tapasztalom, hogy inkább arról van szó, hogy ezek a folyamatok idővel torzulnak.

Egy lépés hozzáadódik, az ellenőrzés duplikálódik, az információ két helyre kerül.

És egyszer csak ott tartunk, hogy ugyanaz a feladat több időt vesz igénybe, mint korábban, de senki nem tudja pontosan megmondani, miért.

Mi történik, amikor tudatosan ránézünk a folyamatokra?

Számomra a rend csak egy hangzatos kifejezés. Amikor leülünk és végignézzük, mi történik valójában egy folyamatban, akkor nagyon gyorsan kirajzolódnak ezek a felesleges körök.

Azt tapasztalom, hogy ilyenkor nem radikális változtatások történnek. Nem új rendszerek bevezetése a megodás sokszor, nincs szükség teljes átalakítás. Inkább finomhangolásokat végzünk, egyszerűsítünk, felokosítunk egy táblát, plusz funkciókat veszünk a már meglévő szoftverbe.

Ez stabilitást ad, erre lehet építkezni, ami megágyaz a növekedésnek.

Miért segít egy külső szem?

Sok vezető ezt mondja nekem: „Te olyan dolgokat is észreveszel, amit mi bent nem.” És ez tényleg így van. Nem azért, mert többet tudok. Ennek az az egyszerű oka van, hogy én nem vagyok benne a napi működésben.

Volt időm megfigyelni, hogy aki benne dolgozik a rendszerben, természetesnek veszi azt, ami van. A kerülőutak, a plusz lépések, az apró torzulások „normálissá” válnak. Egy külső szem viszont nem ezt látja, hanem a működés logikáját, illetve logikátlanságát. 🙂

A hatékonyság nem véletlen

A folyamatok nem javulnak meg maguktól. Ezeket tudatosan és irányítottan kell felülvizsgálni. Kérdésekkel, megfigyeléssel, visszajelzéssel. Azt tapasztalom, hogy amikor ez megtörténik, már kisebb változtatások is látványos eredményt hoznak.

És tudod ez a kulcs: a hatékonyság nem egy újabb projekt, hanem a működés része.

Egy kérdés a végére

És most kíváncsi vagyok a te tapasztalatodra is. Mi az a működési pont nálatok, amire már többször mondtátok, hogy „ezzel kezdeni kellene valamit”? Válaszold meg magadnak! És ha akarod, nekem is: info@postanikolett.hu