„Ha én nem vagyok itt, megáll a cég.” Ez egy visszatérő mondatot a cégvezetőktől, ami a beszélgetésekben kivétel nélkül felbukkan.

Ezt a vezetők általában nem büszkeségből mondják, ez inkább egy segélykiáltás. Fáradtan mondják, és gyakran van benne aggodalom is. Mert ha valaki így működtet egy vállalkozást, az hosszú távon nagyon megterhelő. Megterhelő a vezetőnek, és sokszor a családjának is.

Sokszor arról van szó, hogy a működés és a döntések túl sok ponton a vezető fejében vannak. És ha a működés a vezető fejében van, akkor a cég valóban nehezen működik nélküle.

Amikor minden kérdés a vezetőhöz fut be

A munkatársak alapvetően jó szakemberek, mégis rengeteg kérdéssel a vezetőhöz fordulnak. Nem feltétlenül nagy döntésekről van szó. Sokszor egészen apró dolgokról.

Melyik ajánlatot küldjük ki?
Megrendelhetnek-e valamit?
Ki foglalkozzon bizonyos reklamációkkal?

A vezető pedig zsigerből válaszol és igen gyorsan. Mert egyszerűbbnek tűnik így, mert ő rögtön tudja a választ, mert időnként tényleg sürgős lehet a dolog.

Csakhogy amikor ez a kérdezz-felelek rendszeressé válik, akkor a munkatársak lassan hozzászoknak ahhoz, hogy egy csomó kérdésben a vezető dönt. És innen már csak egy lépés az, hogy nélküle tényleg nehéz továbbhaladni.

A láthatatlan tudás

Jellemzően sok vezető fejében egy nagyon tiszta kép van a működésről. Tudja, melyik ügyfélnek mi a története, milyen lépésekből áll egy folyamat, mikor kell közbelépni, és mikor lehet hagyni, hogy a dolgok menjenek a maguk útján.

Ez a tudás azonban sokszor nincs kimondva, csak bent van a kobakban. Onnan pedig se nem látszik, se nem hallatszik ki.

Ez úgy nyilvánul meg a hétköznapokban, hogy munkatársak csak a feladatot látják, a működés logikáját viszont nem. Tudják, mit kell csinálniuk, de nem feltétlenül látják a teljes folyamatot. Ezért amikor egy helyzet kicsit eltér a megszokottól, mennek a tudásbázishoz. A vezető pedig ilyenkor úgy érzi, hogy mindent neki kell összetartania.

Mi történik, amikor a vezető nincs jelen?

Ez a helyzet gyakran akkor válik igazán láthatóvá, amikor a vezető nincs bent a cégben. Például szabadságon van, vagy egy fontos megbeszélésen vesz részt.

Ilyenkor többféle működést látok.

• Az egyik esetben a csapat megáll: várnak, halogatnak és inkább nem döntenek, amíg a vezető vissza nem ér.

• A másik esetben a csapat megpróbál dönteni, de mindenki egy kicsit másképp értelmezi a helyzetet. Így a működés széttartóvá válik.

• Harmad esetben égnek a vonalak és a pihenés sajnos nem lesz pihenés.

Mindegy melyik esetről van szó, a végeredmény ugyan az, vagyis működés nincs rendszerezve.

A probléma az esetek többségében nem a csapat

Megértem, hogy egy vezető ilyenkor könnyen arra gondol, hogy a csapatnak kellene önállóbbnak lennie. Hogy jobban kellene látniuk a helyzeteket. De a tapasztalatom szerint a probléma az esetek többségében nem az emberek hozzáállásában van.

Sokkal inkább abban, hogy a működési lépések, folyamatok, szabályok nincsenek leírva és egyértelműen átadva.

Mi változik, amikor a működés láthatóvá válik?

Amikor egy cég elkezdi feltérképezni és dokumentálni a folyamatait, egészen érdekes felismerések születnek. A vezető sokszor rájön, hogy rengeteg dolgot automatikusan csinál. Olyan döntéseket hoz meg gyorsan, amelyek mögött valójában egy ismétlődő logika van.

Amikor ezt a logikát "megfejtjük" és leírjuk, akkor történik a csoda. 🙂 A munkatársak is elkezdenek összefüggéseket látni, és önálóbban dolgozni. Nem csak azt látják, hogy mit kell csinálni, hanem azt is, hogy miért, és hogyan.

A vezető szerepe ilyenkor megváltozik

A rend azt jelenti, hogy a működés átlátható, minden lépés és szereplő a helyén van, és ott rendben funkcionál. Vagyis, ha egy folyamat világos, akkor a munkatárs nem a vezetőtől kér választ, hanem a működés logikájából indul ki. Tudja, mi a következő lépés, és azt is, mikor kell segítséget kérni.

Amikor a működés láthatóvá válik, a vezetőnek már nem kell minden apró részletet kézben tartania.

A valódi kérdés

Amikor egy vezető azt mondja, hogy nélküle megáll a cég, akkor érdemes feltenni egy egyszerű kérdést:

• A működés mennyi része van a fejedben?

• És mennyi része van leírva?

A tapasztalatom szerint ilyenkor sok felismerés születik. Mert amikor a működés csak fejben létezik, akkor a cég valóban nehezen működik nélküled. Ha viszont a folyamatok láthatóvá válnak, akkor a csapat is sokkal magabiztosabban tud működni.

És a vezető végre fellélegezhet egy kicsit.