Ha valaki meghallja, hogy folyamatfejlesztés, legtöbbször arra gondol, hogy ilyenkor előkerülnek a folyamatábrák, elkezdjük lerajzolni a működést, majd jön egy CRM vagy valamilyen automatizáció.
Érdekes módon én a legtöbb projektet nem így kezdem.
Mielőtt egyetlen folyamatot is felrajzolnék, szeretném megérteni, hogyan épül fel maga a szervezet. Kik dolgoznak benne? Milyen területek működnek? Ki miért felel? Ki hozhat önálló döntéseket? Kihez fordulnak a munkatársak, ha elakadnak? Ki helyettesít kit, ha valaki szabadságon van vagy éppen kiesik a munkából?
Sok vezető ilyenkor meglepődik, mert elsőre ezek nem tűnnek folyamatfejlesztési kérdéseknek. Pedig a tapasztalatom szerint nagyon sok működési probléma már ezen a ponton megmutatja magát.
A szervezeti struktúra nem csak egy kötelező ábra
Amikor szervezeti struktúráról beszélünk, a legtöbben egy szervezeti ábrát képzelnek maguk elé. Dobozok, vonalak, vezetők, részlegek. Valóban ez az egyik leglátványosabb eleme, de a szervezeti struktúra szerintem ennél sokkal többet jelent.
Egy jól felépített szervezeti struktúra megmutatja, hogyan épül fel a vállalat, milyen szervezeti egységekből áll, hogyan kapcsolódnak egymáshoz ezek a területek, ki melyik vezetőhöz tartozik, ki miért felel, és milyen döntéseket hozhat meg önállóan.
Ez azért fontos, mert egy vállalkozás működését nem az határozza meg, hogy hány osztálya van, hanem az, hogy ezek az osztályok mennyire tudnak együtt dolgozni.
Mit mutat meg egy jól felépített szervezeti struktúra?
Egy szervezeti struktúra sokkal több információt hordoz, mint azt elsőre gondolnánk.
Megmutatja, milyen szervezeti egységekből áll a vállalat, hogyan épülnek egymásra a vezetői szintek, ki kinek tartozik beszámolással, hogyan kapcsolódnak egymáshoz az egyes területek, és mely döntéseket lehet meghozni az adott szervezeti szinten. És a legjobb esetben bemutatja hogyan áramlik a munka a szervezetben.
Ezzel együtt láthatóvá válnak a felelősségi viszonyok is. Márpedig ahol a felelősség nem egyértelmű, ott előbb-utóbb bizonytalanság jelenik meg. Két ember ugyanazt a feladatot végzi el, vagy éppen senki nem foglalkozik vele, mert mindenki azt gondolja, hogy azt majd a másik intézi.
A szervezeti struktúra nem önmagáért készül
Sok helyen elkészül egy szervezeti ábra, majd éveken keresztül senki sem nyúl hozzá. Közben új munkakörök jönnek létre, vezetők váltják egymást, átalakulnak a feladatok, de a dokumentáció már nem követi ezeket a változásokat.
Én ezért nem egyszerű dokumentumként tekintek rá.
A szervezeti struktúra egy olyan alap, amelyre később minden más épül. Erre épülnek a munkakörök, a folyamatok, a szabályok, a mérési rendszer, sőt még egy CRM-rendszer bevezetése is sokkal egyszerűbb, ha előtte világos, hogyan működik maga a szervezet.
A folyamatfejlesztés nem a folyamatokkal kezdődik. Az első lépés az, hogy pontosan tudjuk, kik működtetik a szervezetet, hogyan kapcsolódnak egymáshoz, és milyen keretek között dolgoznak együtt. Ha ez nincs meg, akkor minden további fejlesztés bizonytalan alapokra épül. Ha viszont ez rendben van, akkor a későbbi fejlesztések is sokkal gyorsabban és kiszámíthatóbban valósíthatók meg.